Διαχείριση 'Εργων

Τα ορόσημα, οι εργασίες και οι συζητήσεις αποτελούν κρίσιμες πτυχές της διαχείρισης έργων. Τα ορόσημα σας βοηθούν να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να διασφαλίζετε ότι βρίσκεστε σε καλό δρόμο για την έγκαιρη ολοκλήρωση του Έργου. Οι εργασίες σας βοηθούν να αναλύσετε το Έργο σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα μέρη. Και οι συζητήσεις σας επιτρέπουν να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τους πελάτες σας σχετικά με το Έργο. Όλα αυτά τα εργαλεία είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση ενός επιτυχημένου Έργου.

Η δημιουργία ενός Έργου είναι το πρώτο βήμα στη διαχείριση έργων. Μπορείτε να δημιουργήσετε εσωτερικά έργα για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας ή μπορείτε να δημιουργήσετε έργα πελατών για να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργασιών σας για τους πελάτες. 

Ένα κρίσιμο μέρος της διαχείρισης έργων είναι η διασφάλιση της έγκαιρης ολοκλήρωσης των εργασιών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναφορά Χρόνος εκτέλεσης εργασιών για να παρακολουθείτε πόσο χρόνο χρειάζονται οι εργασίες για να ολοκληρωθούν και να εντοπίζετε πιθανά προβλήματα. Αυτός ο τύπος αναφοράς μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε το Έργο σας σε καλό δρόμο και να διασφαλίσετε ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως. Η τακτική παρακολούθηση των χρόνων εκτέλεσης εργασιών διασφαλίζει τον έγκαιρο εντοπισμό των σημείων συμφόρησης κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. 

Η προσθήκη νέων μελών του έργου μπορεί να είναι ένα δύσκολο έργο. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι το νέο μέλος είναι επαρκώς εκπαιδευμένο και κατανοεί τους στόχους και τους σκοπούς του Έργου. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να ενημερώσετε την τεκμηρίωση του Έργου για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές. Το νέο μέλος θα πρέπει επίσης να προστεθεί στις κατάλληλες λίστες διανομής και στα κανάλια συνομιλίας.

Το SIX Project Management διευκολύνει την προσθήκη προσωπικού και την παροχή σχετικού με το έργο υλικού που απαιτείται για την εκτέλεση των εργασιών. 

Τρεις τύποι έργων μπορούν να ολοκληρωθούν: έργα με βάση το χρόνο και το υλικό, έργα με σταθερές τιμές και εσωτερικά έργα ή συνδυασμοί αυτών.

Έργα με βάση το χρόνο και το υλικό είναι εκείνα στα οποία ο πελάτης πληρώνει για το χρόνο που εργάζεται στο Έργο και τα υλικά που χρησιμοποιούνται. Έργα σταθερής τιμής είναι εκείνα στα οποία ο πελάτης συμφωνεί να πληρώσει μια συγκεκριμένη τιμή για το Έργο, ανεξάρτητα από τον χρόνο ολοκλήρωσής του. Τα εσωτερικά έργα είναι εκείνα που ολοκληρώνονται εντός μιας εταιρείας και δεν χρεώνονται σε πελάτη.  

Η διαχείριση έργων είναι η διαδικασία οργάνωσης και εκτέλεσης ενός σχεδίου για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι διαχείρισης έργων, αλλά μία από τις πιο δημοφιλείς και αποτελεσματικές μεθόδους είναι η χρήση διαγραμμάτων Gantt και χρονοδιαγραμμάτων για την παρακολούθηση των όσων συμβαίνουν - ανά πάσα στιγμή.  

Τα διαγράμματα Gantt παρέχουν μια πλήρη επισκόπηση του έργου από την αρχή έως το τέλος, συμπεριλαμβανομένων όλων των ορόσημων, των εργασιών και των προθεσμιών. Αυτό τα καθιστά απαραίτητο εργαλείο για τους διαχειριστές έργων.

Τα χρονοδιαγράμματα είναι ένα άλλο κρίσιμο μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης έργων. Σας βοηθούν να παρακολουθείτε την πρόοδο και να βλέπετε πού μπορεί να υπάρξουν πιθανές καθυστερήσεις. 

Εάν έχετε εμπειρία στη διαχείριση έργων, μπορείτε να κάνετε μερικά πράγματα για να διασφαλίσετε ότι ο χρόνος σας θα τιμολογείται σωστά.  

Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε για κάθε Έργο. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου ή απλά κρατώντας ένα τρέχον ημερολόγιο σε ένα σημειωματάριο. Το SIX ERP παρέχει όλα τα εργαλεία στο προσωπικό σας για την παρακολούθηση του χρόνου που σχετίζεται με το Έργο, παρέχοντας χρονομετρητές σε επίπεδο εργασιών. Η χρονομέτρηση επιτρέπει στο SIX να συλλέγει όλους τους χρόνους αργότερα και να εκδίδει απευθείας τιμολόγια χωρίς ενδιάμεση χειρωνακτική εργασία. 

Η διαχείριση έργων έχει να κάνει με την επικοινωνία και τη δημιουργία απόλυτης διαφάνειας με τους πελάτες. Με την κοινή χρήση του χρόνου εργασίας με τους πελάτες, μπορούν να δουν πόσος χρόνος δαπανήθηκε για το Έργο τους και πώς αυτός συγκρίνεται με τον εκτιμώμενο χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, δεν υπάρχουν εκπλήξεις και οι πελάτες αισθάνονται ότι παίρνουν την αξία των χρημάτων τους.

Το SIX ERP επιτρέπει αυτές τις επιλογές διαφάνειας και μειώνει τις πιθανές συγκρούσεις με τους πελάτες από τον πυρήνα του.  

Ο πίνακας ελέγχου διαχείρισης έργων SIX είναι ένα ισχυρό εργαλείο που σας βοηθά να διαχειρίζεστε τα έργα σας πιο αποτελεσματικά. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου σας, να κατανέμετε πόρους και να δημιουργείτε αναφορές. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το SIX Project Management Dashboard για να συνεργάζεστε με άλλα μέλη της ομάδας σας και τους πελάτες σας. Τα περισσότερα δεδομένα διαχείρισης έργων μπορούν επίσης να προβληθούν μέσω του κεντρικού σας πίνακα ελέγχου SIX ERP Dashboard.