Επιτυχημένη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού: το καύσιμο για κάθε εταιρεία

“ Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας είναι η ψυχή της. Τα μέλη αυτού του τμήματος είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση ότι η εταιρεία διαθέτει τους σωστούς ανθρώπους στις σωστές θέσεις, με τις σωστές δεξιότητες για την επίτευξη των στρατηγικών της στόχων. “

Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων (ΔΑΔ) είναι ένας υποτομέας της διοίκησης επιχειρήσεων που περιστρέφεται γύρω από την εργασία και τις πτυχές του προσωπικού. Συνδυάζει όλες τις στρατηγικές, τα μέτρα και τα πεδία δράσης του ανθρώπινου δυναμικού, τα οποία πρόκειται να υποστηρίξουν την ανάπτυξη της επιχείρησης - και με τη βοήθεια διαδικασιών αλλαγής.

Σε μεγάλες επιχειρήσεις, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού μπορεί επίσης να είναι συνώνυμη με το τμήμα προσωπικού. Στην καθημερινή εργασία, ωστόσο, η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού δεν αποτελεί αποκλειστικό καθήκον αυτού του τμήματος, αλλά πρέπει να αναπτύσσεται και να εφαρμόζεται από όλα τα στελέχη.

Τα αναφερόμενα "πεδία διαχείρισης προσωπικού" περιλαμβάνουν τους ακόλουθους τομείς:

• Στρατηγική
• Σχεδιασμός και οργάνωση
• Ανάπτυξη του προσωπικού
• Διοίκηση προσωπικού

Τις τελευταίες δεκαετίες, η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού έχει υποστεί σημαντικές αλλαγές και σημαντικές επεκτάσεις. Από τις αρχές της δεκαετίας του 1990, η κεντρική διαπίστωση ήταν ότι ο εργαζόμενος αποτελεί ουσιαστικό πόρο για την επιχείρηση. Σήμερα, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού συνειδητοποιεί ότι κάθε εργαζόμενος συμβάλλει στην επιτυχία της εταιρείας. Και αυτό ως άτομο και όχι ως "ανθρώπινο κεφάλαιο". 

Σε περιόδους αγοράς εργαζομένων, προϊούσας δημογραφικής αλλαγής και έλλειψης εξειδικευμένων εργαζομένων, η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων πρέπει να εκπληρώσει ένα κεντρικό καθήκον: Όλα τα τμήματα πρέπει να είναι στελεχωμένα με εξειδικευμένο προσωπικό ανά πάσα στιγμή. Διότι χωρίς κατάλληλους εργαζόμενους, καμία επιχείρηση δεν θα είναι οικονομικά επιτυχημένη μακροπρόθεσμα. Η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί επομένως κεντρικό στοιχείο του στρατηγικού μάρκετινγκ.

Από αυτό απορρέουν οι ακόλουθοι 7 τομείς καθηκόντων:

• Προγραμματισμός προσωπικού: Πόσο προσωπικό απαιτείται; Ποια προσόντα πρέπει να έχουν;
• Προμήθεια ή πρόσληψη προσωπικού: Εσωτερική και εξωτερική προμήθεια προσωπικού μέσω των κατάλληλων διαύλων.
• Διαχείριση και επικοινωνία του προσωπικού: Όλες οι διαδικασίες από την ένταξη έως την αποχώρηση, εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία με τους εργαζομένους
• Διαχείριση αποδοχών: Όλες οι αρχές των αποδοχών, από τον βασικό μισθό έως το προσωπικό επίδομα
• Ανάπτυξη και διατήρηση του προσωπικού: Όλα τα μέτρα κατάρτισης και ανάπτυξης, διεύρυνσης θέσεων εργασίας, εμπλουτισμού θέσεων εργασίας και εναλλαγής θέσεων εργασίας
• Αξιολόγηση του προσωπικού: Επισκόπηση της απόδοσης και αξιολόγηση των δυνατοτήτων των εργαζομένων
• Έλεγχος προσωπικού: Διαχείριση και έλεγχος όλων των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού με βάση τα σχετικά βασικά στοιχεία.

Εξεταζόμενοι συνολικά, αυτοί οι επτά κεντρικοί τομείς διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού στοχεύουν στη βιώσιμη ανάπτυξη του οργανισμού και στην ικανότητά του να αντέχει στην αγορά.

Τα πεδία αυτά μπορεί να είναι στρατηγικού χαρακτήρα - όπως η διαχείριση των αμοιβών ή η ανάπτυξη του προσωπικού - ή μη στρατηγικού αλλά προσανατολισμένου στη συναλλαγή χαρακτήρα - όπως η διοίκηση προσωπικού και ο έλεγχος του προσωπικού. 

Εξετάζοντας τα πεδία δράσης, καθίσταται σαφές ότι η λειτουργική διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού συμβάλλει στην επιτυχία της επιχείρησης. Μια ισχυρή διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού που βλέπει τον εαυτό της ως επιχειρηματικό εταίρο θα διαμορφώσει τρεις βασικούς στόχους που είναι στρατηγικά σημαντικοί για την εταιρεία.

Στόχος 1: Να γνωρίζει και να συνδυάζει τους επιχειρηματικούς στόχους και τις επιθυμίες των εργαζομένων

Ο συμβιβασμός των επιθυμιών των εργαζομένων με τους επιχειρηματικούς στόχους είναι η ουσία και η υπέρτατη πειθαρχία της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Οι κοινωνικές ανάγκες των εργαζομένων (ελεύθερος χρόνος, οικογένεια κ.λπ.) συχνά έρχονται σε σύγκρουση με τους οικονομικούς στόχους της επιχείρησης (μεγιστοποίηση του κέρδους, επέκταση), επειδή ιδίως οι νεότερες γενιές εργαζομένων τείνουν να βλέπουν κριτικά την αμιγώς οικονομική ανάγκη για επιτυχία. Εδώ είναι που πρέπει να ξεκινήσει το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, να ακούσει, να λάβει σοβαρά υπόψη του τις ανησυχίες και να εφαρμόσει λύσεις σε ένα στρατηγικό πλαίσιο.

Στόχος 2: Επίτευξη και διατήρηση υψηλού επιπέδου ικανοποίησης των εργαζομένων

Εάν η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού σας καταφέρνει να κρατήσει τη διακύμανση όσο το δυνατόν χαμηλότερα και διατηρείτε τους σωστούς υπαλλήλους με τις κατάλληλες δεξιότητες μακροπρόθεσμα, κάνετε πολλά σωστά. Έχει αποδειχθεί σε πολυάριθμες μελέτες ότι ένας ικανοποιημένος εργαζόμενος είναι πιο παραγωγικός και δημιουργικός. Για να το πετύχετε αυτό, χρησιμοποιήστε όλες τις δυνατότητες διατήρησης των εργαζομένων - επισημάνετε τις διαδρομές ανάπτυξης και επικοινωνήστε τις προοπτικές.

Στόχος 3: Επίτευξη βιωσιμότητας μέσω της μείωσης του κόστους και εξασφάλιση υψηλότερης ανταγωνιστικότητας

Ας υποθέσουμε ότι η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού καταφέρνει να κάνει τους εργαζόμενους ευτυχισμένους και να τους διατηρήσει μακροπρόθεσμα. Σε αυτή την περίπτωση, θα επιτύχετε αυτόματα αυτόν τον στόχο, διότι το χαμηλότερο κόστος προσωπικού είναι άμεση συνέπεια. Θα πρέπει να προσλάβετε λιγότερους υπαλλήλους, θα πρέπει να εκπαιδεύσετε λιγότερους νέους και θα μειωθούν επίσης οι απουσίες λόγω ασθενειών. Το αποτέλεσμα είναι χαμηλότερο κόστος και μεγαλύτερη ανταγωνιστικότητα. 

Οι επιδόσεις μιας οργανωτικής μονάδας θα πρέπει πάντα να αντικατοπτρίζουν τους γενικότερους στρατηγικούς στόχους του διοικητικού συμβουλίου ή της διοίκησης. Οι στόχοι του Ανθρώπινου Δυναμικού αντιπροσωπεύουν έτσι αναλυτικά τους εταιρικούς στόχους.
Το πόσο κοντά έχει φτάσει κανείς σε αυτούς τους στόχους κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους μπορεί να απεικονιστεί και να ελεγχθεί ανά πάσα στιγμή με τη χρήση βασικών αριθμοδεικτών. Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να επωφεληθούν από αυτή την ευκαιρία: Εάν συνειδητοποιήσετε μόλις τον Νοέμβριο ότι βρίσκεστε πίσω από την απαιτούμενη ποσόστωση προσλήψεων για το ημερολογιακό έτος, δεν θα έχετε χρόνο να λάβετε τα κατάλληλα μέτρα και πιθανότατα θα χάσετε τους στόχους σας.

Στρατηγική διαχείριση ανθρώπινων πόρων: παραδείγματα μετρήσεων

Δείκτης 1: Ποσοστό διακύμανσης

Το επίπεδο της διακύμανσης του προσωπικού, είτε παραμένει στάσιμο, είτε μειώνεται, είτε αυξάνεται, μπορεί να μετρηθεί και να τεκμηριωθεί χωρίς αμφιβολία. Οι εκθέσεις παρέχουν πληροφορίες σχετικά με το ποσοστό διαρροής στο σύνολο της εταιρείας καθώς και σε επιμέρους τμήματα.
Ας υποθέσουμε ότι αποδεικνύεται ότι υπάρχει ανισορροπία μεταξύ των ομάδων ή ότι οι απολύσεις έχουν αυξηθεί σε μια οργανωτική μονάδα. Σε αυτή την περίπτωση, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού δεν μπορεί πλέον να προσποιείται ότι δεν υποψιάστηκε τίποτα, αλλά πρέπει να εξετάσει περαιτέρω βήματα.
Πρώτα απ' όλα, θα πρέπει να το συζητήσει με τον άμεσο προϊστάμενο. Αυτό θα πρέπει να αποσαφηνίσει αν υπάρχουν αναγνωρίσιμες αιτίες για τις απολύσεις. Για παράδειγμα, εάν η πίεση είναι πολύ υψηλή και οι εργαζόμενοι πετούν την πετσέτα εξαιτίας της, θα μπορούσε να αυξηθεί το προσωπικό. Αν, μετά από έρευνα εργαζομένων, αποδειχθεί ότι το στυλ ηγεσίας του προϊσταμένου προκαλεί την ομάδα να πετάει την πετσέτα από αγανάκτηση, είναι καιρός να του προσφερθεί coaching ή, σε περίπτωση σοβαρών συγκρούσεων, να διεξαχθεί διαμεσολάβηση σε επίπεδο τμήματος.
Ο βαθμός στον οποίο τα μέτρα έχουν επιφέρει βελτίωση του κύκλου εργασιών του προσωπικού μπορεί να επανελεγχθεί μετά από ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα.

Δείκτης 2: Ποσοστό ασθενειών

Ένα υψηλό επίπεδο αναρρωτικών αδειών έχει πολλά μειονεκτήματα για μια επιχείρηση και κοστίζει χρήματα. Εάν τα βασικά στοιχεία δείχνουν ότι το ποσοστό ασθενείας αυξάνεται ή παραμένει υψηλό, είναι καιρός να ληφθούν μέτρα. Αυτό περιλαμβάνει τη διεξοδικότερη εξέταση των συνθηκών εργασίας σε ολόκληρη την εταιρεία και σε επίπεδο τμήματος. Οι ανθρώπινοι πόροι μπορούν στη συνέχεια να αποφασίσουν ποιες βελτιώσεις μπορούν να γίνουν. Πρέπει τα γραφεία να είναι εξοπλισμένα με εργονομικά έπιπλα; Είναι η εργασία άνισα κατανεμημένη ή υπάρχουν ακόμη και ενδείξεις εκφοβισμού; Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι εργαζόμενοι αρρωσταίνουν σωματικά και ψυχικά.
Εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως η παραγωγή τροφίμων ή οι μολυσματικές ασθένειες, οι εργαζόμενοι δεν είναι υποχρεωμένοι να λένε στον προϊστάμενό τους από τι είναι άρρωστοι. Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού δεν μπορούν να βασιστούν σε αυτά τα δεδομένα κατά την επιλογή των κατάλληλων μέτρων. 

Η σύγχρονη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού χαρακτηρίζεται από το θάρρος και τη θέληση για αλλαγή. Οι εποχές που το προσωπικό ήταν μόνο "διαχειριζόμενο" έχουν παρέλθει ανεπιστρεπτί. Σήμερα, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού έχει πάντα κατά νου την εταιρική στρατηγική σε όλες τις δραστηριότητές της. Υποστηρίζει επιχειρησιακά τους διευθυντές όλων των οργανωτικών μονάδων και τους ενσωματώνει με ένα όσο το δυνατόν πιο δικτυωμένο φάσμα υπηρεσιών, καθιστώντας τους οιονεί "πρεσβευτές του προσωπικού".

Μόνο όσοι σκέφτονται και ενεργούν ολιστικά στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να εξισορροπήσουν τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ των παραγόντων της επιχείρησης και να τις κατευθύνουν προς μια γνώριμη, επιτυχημένη κατεύθυνση. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού συμβάλλει σε αυτό σε σημαντικό βαθμό. Μετατρέπεται έτσι από στεγνός διαχειριστής τυποποιημένων εταιρικών διαδικασιών σε ουσιαστικό σύμβουλο της διοίκησης και σε στρατηγικό αναλυτή που σκέφτεται μακροπρόθεσμα. 

Οι νέες τάσεις στη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού είναι συχνά αντιδράσεις στις "κινητήριες δυνάμεις" της κοινωνίας. Η παγκοσμιοποίηση και η ψηφιοποίηση είναι τέτοιες δυνάμεις που απαιτούν διαρκή, ευέλικτη και ευκίνητη προσαρμογή στις επιχειρήσεις. Ένας δείκτης για το αν αυτή η προσαρμογή γνωρίζει άνθηση είναι η εταιρική κουλτούρα. Οι κουλτούρες που μένουν στάσιμες δεν μπορούν να ακολουθήσουν την τεχνολογική αναστάτωση και την επακόλουθη αλλαγή των κοινωνικών σχέσεων. Για παράδειγμα, η ψηφιοποίηση οδηγεί σε όλο και περισσότερες διαδικασίες που βασίζονται στην πληροφορική. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη μετατόπιση των προτεραιοτήτων για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού: Οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να εκτελούν όλο και λιγότερα τυπικά διοικητικά καθήκοντα (υπάρχουν ψηφιακές διαδικασίες και ροές εργασίας για αυτό) και μπορούν αντ' αυτού να επικεντρωθούν σε στρατηγικά έργα. Τα συστήματα διαχείρισης ροών εργασίας βοηθούν στον έλεγχο και την αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών.

Οι θεμελιώδεις επιτόπιες λειτουργίες και ο πραγματικός χώρος εργασίας γίνονται επίσης λιγότερο σημαντικές λόγω της ψηφιοποίησης. Σε περιόδους κρίσης, αυτό αποδεικνύεται με κάθε σαφήνεια: Μεγάλο μέρος του εργατικού δυναμικού εργάζεται εξ αποστάσεως, γεγονός που φέρνει τη διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού αντιμέτωπη με νέα καθήκοντα στη διάγνωση και τον έλεγχο του ανθρώπινου δυναμικού.

Αν αναζητάτε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων που θα σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε και να εκσυγχρονίσετε τις διαδικασίες σας, το SIX ERP είναι η σωστή λύση. Με το σύστημά μας, θα έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειρίζεστε το προσωπικό σας αποτελεσματικά και αποδοτικά, από την εγγραφή και τη μισθοδοσία μέχρι την παρακολούθηση της απόδοσης και την ανάλυση ανθρώπινου δυναμικού. Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς το SIX ERP μπορεί να σας βοηθήσει να ανεβάσετε τις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού σας στο επόμενο επίπεδο.