Ένας οδηγός βήμα προς βήμα για τον προγραμματισμό της υλοποίησης του ERP σας

“ Το ERP θεωρείται συνήθως λανθασμένα ως σύστημα υπολογιστών. Δεν είναι έτσι. Είναι ένα σύστημα ανθρώπων που καθίσταται δυνατό από το λογισμικό και το υλικό του υπολογιστή. “

Σκέφτεστε να εφαρμόσετε ένα σύστημα ERP για την επιχείρησή σας; Αν ναι, είστε τυχεροί! Αυτός ο οδηγός βήμα προς βήμα θα σας καθοδηγήσει σε όλα όσα πρέπει να κάνετε για να προετοιμαστείτε για την εφαρμογή του ERP σας. Θα καλύψουμε τα πάντα, από την επιλογή του σωστού προμηθευτή μέχρι τον προγραμματισμό του χρονοδιαγράμματος του έργου σας. Έτσι, είτε μόλις ξεκινάτε είτε προετοιμάζεστε ήδη για την υλοποίησή σας, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς!

Η καλή προετοιμασία και ο προγραμματισμός πριν από την εφαρμογή του ERP είναι το κλειδί. Αφιερώνοντας χρόνο για να επανεξετάσετε και να σχεδιάσετε το έργο σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλα θα κυλήσουν ομαλά από την αρχή μέχρι το τέλος. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που θα πρέπει να έχετε κάνει πριν ξεκινήσετε τον σχεδιασμό της υλοποίησής σας:

1. Προσδιορίστε τις επιχειρηματικές σας ανάγκες: Πριν από οτιδήποτε άλλο, είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποια χαρακτηριστικά και λειτουργίες ενός συστήματος ERP είναι απαραίτητα για την επιχείρησή σας. Σκεφτείτε τις διαδικασίες και τις λειτουργίες που θέλετε να βελτιστοποιήσετε ή να αυτοματοποιήσετε με ένα σύστημα ERP και απαριθμήστε τυχόν άλλες λειτουργίες που θα ωφελούσαν τον οργανισμό σας.
2. Επιλέξτε έναν προμηθευτή: Αφού προσδιορίσετε τις ανάγκες σας, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να αναζητάτε πιθανούς προμηθευτές που μπορούν να παρέχουν το σύστημα ERP που ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ερευνήσει διεξοδικά κάθε προμηθευτή και ότι τους συγκρίνετε ως προς τα χαρακτηριστικά, την τιμολόγηση, την υποστήριξη πελατών κ.λπ.
3. Συγκεντρώστε μια υπεύθυνη ομάδα ανθρώπων: Μόλις επιλέξετε έναν προμηθευτή, είναι ζωτικής σημασίας να συγκεντρώσετε μια ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για την επίβλεψη του έργου από την αρχή έως το τέλος. Αυτή η ομάδα θα πρέπει να περιλαμβάνει τους ενδιαφερόμενους φορείς, το προσωπικό πληροφορικής και οποιονδήποτε άλλον που μπορεί να χρειαστεί να εμπλακεί στο έργο.
4. Παρέχετε πληροφορίες στον προμηθευτή: Καταλαβαίνουμε ότι δεν μπορείτε να γνωρίζετε ολόκληρη την επιχείρησή σας και κάθε λεπτομέρεια για κάθε εργασία που εκτελείται στην εταιρεία σας. Έτσι πρέπει να είναι, αλλά να έχετε υπόψη σας ότι ένα ERP θα είναι τόσο καλό όσο οι πληροφορίες που παρέχετε. Μπορεί να είναι ευκολότερο να παρέχετε μια πληθώρα ανθρώπων στον προμηθευτή για να αποσπάσει πληροφορίες, παρά να τις αποκρύπτετε. Στην πράξη έχουμε δει τέτοια παραδείγματα και οι εκπλήξεις μπορεί να είναι δύσκολο να ξεπεραστούν.

Ο προγραμματισμός του χρονοδιαγράμματος του έργου αποτελεί βασικό βήμα στη διαδικασία υλοποίησης του ERP. Ένα ολοκληρωμένο χρονοδιάγραμμα θα παρέχει μια σαφή επισκόπηση του πότε πρέπει να ολοκληρωθούν οι εργασίες και θα βοηθήσει να διασφαλιστεί η τήρηση όλων των προθεσμιών. Για την έναρξη ενός έργου, είναι ζωτικής σημασίας η δημιουργία μιας επισκόπησης των παραδοτέων, των χρονοδιαγραμμάτων και των προθεσμιών για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί κατά την αρχική εγκατάσταση.

Το στάδιο της αρχικής εγκατάστασης αποτελεί κρίσιμο μέρος της διαδικασίας υλοποίησης του ERP. Σε αυτό το στάδιο διαμορφώνονται όλες οι απαραίτητες υποδομές και στοιχεία για να διασφαλιστεί η ομαλή λειτουργία του συστήματος. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, πρέπει να ολοκληρωθούν διάφορες εργασίες για να διασφαλιστεί ότι όλα είναι έτοιμα για την πραγματική υλοποίηση.  

Αυτό περιλαμβάνει την εγκατάσταση υλικού, λογισμικού και δικτύων για τη λειτουργία του συστήματός σας ERP. Επιπλέον, θα πρέπει να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις ασφαλείας και άλλες διοικητικές εργασίες για να διασφαλίσετε την ασφαλή διαχείριση των δεδομένων.

Η εκπαίδευση του προσωπικού αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας υλοποίησης του ERP, καθώς διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν το νέο σύστημα και να κατανοούν πώς λειτουργεί σωστά. Βοηθά επίσης στη μείωση των σφαλμάτων των χρηστών και μεγιστοποιεί τα οφέλη του συστήματος. Όταν σχεδιάζετε την εκπαίδευση του προσωπικού, υπάρχουν μερικά βασικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας:

1. Καθορίστε τον τύπο της εκπαίδευσης που απαιτείται: Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του συστήματος και τους ρόλους του προσωπικού σας, ενδέχεται να χρειαστεί να παρέχετε διαφορετικούς τύπους εκπαίδευσης. Για παράδειγμα, βασική εκπαίδευση για όλους τους χρήστες, πιο εμπεριστατωμένη εκπαίδευση για συγκεκριμένα τμήματα ή ομάδες ή ακόμη και ατομικές συνεδρίες για μεμονωμένους χρήστες.
2. Αναπτύξτε ένα σχέδιο κατάρτισης: Αφού προσδιορίσετε τον τύπο της εκπαίδευσης που απαιτείται, αναπτύξτε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο εκπαίδευσης που περιλαμβάνει τα θέματα, τη διάρκεια και τη μέθοδο παροχής για κάθε συνεδρία.
3. Προγραμματίστε τις ώρες για την παρακολούθηση από το προσωπικό: Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει αρκετό χρόνο και πόρους για να παρακολουθήσει η ομάδα σας την απαραίτητη εκπαίδευση. Αυτό θα πρέπει να γίνει αρκετά νωρίτερα για να αποφύγετε καθυστερήσεις στη διαδικασία υλοποίησης.

Το στάδιο της μετατροπής δεδομένων είναι η διαδικασία μεταφοράς των υφιστάμενων δεδομένων από ένα σύστημα σε ένα άλλο. Αυτό μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο και χρονοβόρο έργο, γι' αυτό είναι σημαντικό να προγραμματίσετε και να διασφαλίσετε ότι έχουν ληφθεί όλα τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλιστεί μια επιτυχημένη μετάβαση. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τον σχεδιασμό της μετατροπής δεδομένων περιλαμβάνουν:

1. Καθορίστε ποια δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν: Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποια δεδομένα πρέπει να μετατραπούν, όπως λογαριασμοί πελατών, αρχεία πωλήσεων, οικονομικές πληροφορίες και οποιαδήποτε άλλα σχετικά δεδομένα.
2. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία μετατροπής: Θα πρέπει να σχεδιάσετε ένα χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία μετατροπής δεδομένων που θα περιλαμβάνει πότε θα πρέπει να μετατραπούν τα δεδομένα, ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις διάφορες εργασίες και τυχόν άλλες λεπτομέρειες.
3. Καθορίστε ένα πρωτόκολλο δοκιμών: Μόλις μετατρέψετε τα δεδομένα, είναι ζωτικής σημασίας να καθιερώσετε ένα πρωτόκολλο δοκιμών για να διασφαλίσετε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και ενημερωμένες. Αυτό θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά κατά τη διαδικασία μετατροπής δεδομένων.

Ο επανασχεδιασμός των διαδικασιών αποτελεί ζωτικό μέρος της διαδικασίας υλοποίησης του ERP, καθώς συμβάλλει στη διασφάλιση της ομαλής και αποδοτικής λειτουργίας του νέου συστήματος, καθώς οι διαδικασίες ενδέχεται να μην λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο στον ψηφιακό κόσμο. Αυτό περιλαμβάνει την εξέταση των υφιστάμενων διαδικασιών και την εξεύρεση τρόπων εξορθολογισμού ή βελτίωσής τους με τη χρήση των δυνατοτήτων του νέου συστήματος. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να εξετάσετε κατά τον προγραμματισμό του ανασχεδιασμού διαδικασιών περιλαμβάνουν:  

1. Τεκμηρίωση των υφιστάμενων διαδικασιών: Πριν από τον επανασχεδιασμό των διαδικασιών σας, είναι σημαντικό να τεκμηριώσετε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν σήμερα. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει μια λεπτομερή περιγραφή της διαδικασίας, τυχόν απαραίτητες εργασίες και τυχόν συναφείς κινδύνους ή περιοχές για βελτίωση.
2. Προσδιορίστε τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν: Με βάση την τεκμηρίωσή σας, προσδιορίστε τυχόν αναγκαίες αλλαγές που πρέπει να εφαρμοστούν για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας με τη χρήση του νέου συστήματος.
3. Τεκμηριώστε τις αλλαγές: Αφού εντοπίσετε τυχόν αναγκαίες αλλαγές, τεκμηριώστε τες για να διασφαλίσετε ότι το προσωπικό σας κατανοεί τον τρόπο λειτουργίας της νέας διαδικασίας.

Η μετανάστευση δεδομένων είναι η μεταφορά υφιστάμενων δεδομένων από ένα σύστημα σε ένα άλλο. Αυτό μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο και χρονοβόρο έργο, γι' αυτό είναι σημαντικό να προγραμματίσετε και να διασφαλίσετε ότι έχουν ληφθεί όλα τα απαραίτητα μέτρα για να εξασφαλιστεί μια επιτυχημένη μετάβαση. Ορισμένα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τον σχεδιασμό της μετάβασης δεδομένων περιλαμβάνουν:  

1. Καθορίστε ποια δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν: Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε ποια δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν, όπως λογαριασμοί πελατών, αρχεία πωλήσεων, οικονομικές πληροφορίες και άλλα σχετικά δεδομένα.
2. Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία μετάβασης: Θα πρέπει να σχεδιάσετε ένα χρονοδιάγραμμα για τη διαδικασία μετάπτωσης δεδομένων που θα περιλαμβάνει πότε θα πρέπει να μεταφερθούν τα δεδομένα, ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις διάφορες εργασίες και τυχόν άλλες λεπτομέρειες.
3. Καθορίστε ένα πρωτόκολλο δοκιμών: Μόλις μεταφέρετε τα δεδομένα, είναι σημαντικό να καθιερώσετε ένα πρωτόκολλο δοκιμών για να διασφαλίσετε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και ενημερωμένες. Αυτό θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει ένα σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά κατά τη διαδικασία μετάπτωσης δεδομένων.

Αφού μεταφερθούν επιτυχώς όλα τα δεδομένα και επανασχεδιαστούν οι διαδικασίες, θα πρέπει να δοκιμάσετε το νέο σύστημα για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί σωστά. Αυτή η διαδικασία δοκιμών θα πρέπει να περιλαμβάνει λειτουργικές δοκιμές, δοκιμές επιδόσεων, δοκιμές ασφαλείας και άλλες δοκιμές, όπως απαιτείται. Επιπλέον, θα ήταν καλύτερο να δημιουργήσετε ένα σχέδιο επικύρωσης για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα πληροί όλες τις καθορισμένες απαιτήσεις.

Αφού εκπληρωθούν επιτυχώς όλες οι απαραίτητες απαιτήσεις δοκιμών, θα πρέπει να προγραμματίσετε υποστήριξη μετά την υλοποίηση για την ταχεία και αποτελεσματική επίλυση τυχόν προβλημάτων. Επιπλέον, θα πρέπει να αναπτύξετε ένα σχέδιο υποστήριξης για την έναρξη λειτουργίας που θα περιγράφει ποιοι θα είναι διαθέσιμοι κατά την έναρξη λειτουργίας του συστήματος και πώς μπορούν να παρέχουν βοήθεια.

Οι υλοποιήσεις ERP απαιτούν συνήθως κάποια εσωτερική ομάδα για να εξασφαλιστεί η επιτυχής έναρξη. Ανάλογα με τη φύση του συστήματος ERP, μπορεί να χρειαστεί να δημιουργήσετε ή να προσλάβετε μια εσωτερική ομάδα υπεύθυνη για την εκπαίδευση, τη συντήρηση και την υποστήριξη. Η ομάδα αυτή θα πρέπει να είναι γνώστης τόσο του λογισμικού όσο και των επιχειρηματικών διαδικασιών που θα επηρεαστούν από το σύστημα. Επιπλέον, θα βοηθούσε αν προγραμματίζατε τακτική συντήρηση του συστήματος για να διασφαλίσετε ότι το σύστημα παραμένει ενημερωμένο και ότι τυχόν προβλήματα αντιμετωπίζονται γρήγορα.

Προετοιμάζοντας και προγραμματίζοντας διεξοδικά την εφαρμογή του ERP, μπορείτε να εξασφαλίσετε την επιτυχή έναρξη και την ομαλή μετάβαση στη χρήση του νέου συστήματος. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι θα ληφθούν όλα τα απαραίτητα μέτρα για την επιτυχή έναρξη λειτουργίας του συστήματος. Επιπλέον, μια καλά σχεδιασμένη υλοποίηση μπορεί να συμβάλει στην ελαχιστοποίηση των διαταραχών και να διασφαλίσει ότι τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα.  

Συνολικά, μια αποτελεσματική υλοποίηση του ERP ξεκινά με τον προγραμματισμό και την προετοιμασία. Ο χρόνος για την ενδελεχή τεκμηρίωση των διαδικασιών, τον εντοπισμό των αλλαγών, τη μετάβαση των δεδομένων, τη δοκιμή του συστήματος και τον προγραμματισμό της υποστήριξης μετά την υλοποίηση μπορεί να συμβάλει στη διασφάλιση της επιτυχίας της υλοποίησης του ERP. Με τον κατάλληλο προγραμματισμό και την κατάλληλη προετοιμασία, μπορείτε να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση και επιτυχημένη έναρξη του νέου σας συστήματος ERP.

Ο επιλεγμένος προμηθευτής σας γίνεται ένα αξιόπιστο και αναπόσπαστο μέρος των λειτουργιών σας κατά τη διάρκεια της υλοποίησης και μετά. Σκοπός μιας υλοποίησης ERP είναι να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί, να επεκταθεί και - τελικά να πετύχει! Ο πωλητής σας δεν μπορεί να σας βοηθήσει αν αποκρύπτετε πληροφορίες σκόπιμα - ή επειδή απλώς δεν κρίνεται άξια λόγου η αναφορά τους. Όσο περισσότερα γνωρίζει ο πωλητής σας για τους τρόπους με τους οποίους εργάζεστε εσείς - και οι υπάλληλοί σας, τόσο πιο επιτυχημένο είναι το τελικό αποτέλεσμα!