Διαχείριση ανθρώπινων πόρων στα ERP

“ Είμαι πεπεισμένος ότι τίποτα δεν είναι πιο σημαντικό από το να προσλαμβάνουμε και να αναπτύσσουμε ανθρώπους. “

Η Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων (ΔΑΠ) είναι μια διαδικασία διαχείρισης των ανθρώπων στους οργανισμούς. Με την παραδοσιακή έννοια, οι λειτουργίες της ΔΑΔ περιλαμβάνουν την πρόσληψη, την επιλογή, την κατάρτιση και την πληρωμή υπαλλήλων. Ωστόσο, στη σύγχρονη εποχή, το πεδίο εφαρμογής της ΔΑΔ έχει επεκταθεί και περιλαμβάνει άλλες λειτουργίες, όπως η διαχείριση της απόδοσης, ο προγραμματισμός διαδοχής και η δέσμευση των εργαζομένων. 

Τα συστήματα ERP είναι πλατφόρμες λογισμικού που υποστηρίζουν τις βασικές διαδικασίες ενός οργανισμού. Τα συστήματα ERP περιλαμβάνουν συνήθως ενότητες λογιστικής, χρηματοοικονομικής, ανθρώπινων πόρων, παραγωγής και διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ορισμένα συστήματα ERP περιλαμβάνουν ενότητες διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) και προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP). 

Η διαχείριση ανθρώπινων πόρων στα ERP αναφέρεται στη χρήση συστημάτων ERP για την υποστήριξη διαδικασιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού σε ERP μπορεί να χρησιμοποιήσει το λογισμικό για την παρακολούθηση δεδομένων εργαζομένων, τη διαχείριση αρχείων εργαζομένων και την υποστήριξη λειτουργιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, όπως η διαχείριση επιδόσεων και ο προγραμματισμός διαδοχής. Επιπλέον, ορισμένα συστήματα ERP προσφέρουν ειδικές ενότητες ή λειτουργίες για τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Για παράδειγμα, ορισμένα συστήματα ERP περιλαμβάνουν ενότητες για τη διαχείριση ταλέντων ή τον προγραμματισμό του εργατικού δυναμικού. 

Η χρήση ενός συστήματος ERP για τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει βελτιωμένη αποτελεσματικότητα και ακρίβεια στις διαδικασίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, μεγαλύτερη ορατότητα στα δεδομένα των εργαζομένων και βελτιωμένες δυνατότητες λήψης αποφάσεων. Επιπλέον, ένα σύστημα ERP μπορεί να βοηθήσει στην τυποποίηση των διαδικασιών HRM σε ολόκληρο τον οργανισμό. 

Η Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού (ΔΑΔ), ορίζει τη διαδικασία που βοηθά τους οργανισμούς να διαχειρίζονται και να αποθηκεύουν τα δεδομένα των εργαζομένων. Περιλαμβάνει τη διαχείριση των προσωπικών πληροφοριών των εργαζομένων, την παρακολούθηση των ρόλων και των αρμοδιοτήτων των εργαζομένων και τη διαχείριση των παροχών των εργαζομένων. Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να παρακολουθούν την απόδοση των εργαζομένων και τη συμμόρφωση με τις πολιτικές της εταιρείας. 

Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού στο Δημόσιο Τομέα

Η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού του δημόσιου τομέα (ΔΑΔ) εξελίσσεται ραγδαία τα τελευταία χρόνια. Ενώ κάποτε η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού θεωρούνταν μια διοικητική λειτουργία, σήμερα αναγνωρίζεται ως στρατηγικός εταίρος για την οργανωτική επιτυχία. Οι οργανισμοί του δημόσιου τομέα δέχονται συνεχείς πιέσεις να κάνουν περισσότερα - χρησιμοποιώντας παράλληλα λιγότερα δημόσια κονδύλια, και η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού είναι ζωτικής σημασίας για να βοηθήσει αυτούς τους οργανισμούς να επιτύχουν τους στόχους τους. 

Ο ρόλος της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού στο δημόσιο τομέα έχει εξελιχθεί από ρόλο συμμόρφωσης σε ρόλο στρατηγικού εταίρου. Ως εκ τούτου, η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει πλέον να εστιάζει στον τρόπο δημιουργίας αξίας για τον οργανισμό. Η ΔΑΔ πρέπει να ευθυγραμμίζει τις δραστηριότητές της με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού. Πρέπει επίσης να δημιουργήσει ένα περιβάλλον που να ευνοεί τη δέσμευση και την παρακίνηση των εργαζομένων. 

Οι λειτουργίες της Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού στο δημόσιο τομέα περιλαμβάνουν την πρόσληψη και την επιλογή, την κατάρτιση και την ανάπτυξη, τις σχέσεις με τους εργαζομένους και τη διαχείριση των παροχών. Επιπλέον, η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει επίσης να ασχολείται με θέματα όπως η ασφάλεια στο χώρο εργασίας, η ποικιλομορφία και οι ίσες ευκαιρίες απασχόλησης (EEO). Για να είναι αποτελεσματική, η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού πρέπει να έχει καλή γνώση των νόμων που διέπουν τον δημόσιο τομέα. 

Για να είναι αποτελεσματική, η ΔΑΔ πρέπει να ευθυγραμμίζει τις δραστηριότητές της με τους στρατηγικούς στόχους του δημόσιου οργανισμού και να εργάζεται για τη δημιουργία ενός περιβάλλοντος που ευνοεί τη δέσμευση και την παρακίνηση των εργαζομένων. 

Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού στον Ιδιωτικό Τομέα

Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων (ΔΑΔ) είναι η διαχείριση των ανθρώπων στους οργανισμούς. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την πρόσληψη και απόλυση εργαζομένων, τη διαχείριση της μισθοδοσίας και των παροχών και την ανάπτυξη εταιρικών πολιτικών σε ένα εταιρικό περιβάλλον. Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού μπορεί επίσης να περιλαμβάνει την παρακολούθηση της απόδοσης και της εξέλιξης των εργαζομένων σε μια μικρή επιχείρηση. 

Στον ιδιωτικό τομέα, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού συνήθως αναλαμβάνεται από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού (HR) μιας εταιρείας. Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού είναι υπεύθυνο για όλες τις πτυχές της διαχείρισης των εργαζομένων, από την πρόσληψη και την ένταξη έως την κατάρτιση και την ανάπτυξη. Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού χρησιμοποιούν διάφορα εργαλεία για τη διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων, όπως συστήματα παρακολούθησης αιτούντων (ATS), λογισμικό διαχείρισης επιδόσεων και πύλες αυτοεξυπηρέτησης εργαζομένων (ESS). 

Η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε οργανισμό, τόσο σε μεγάλο όσο και σε μικρό. Οι επιχειρήσεις μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητα, να βελτιώσουν το ηθικό και να αυξήσουν τον κύκλο εργασιών με την αποτελεσματική διαχείριση των εργαζομένων τους.

Ένα σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) είναι μια εφαρμογή λογισμικού που ενσωματώνει και εξορθολογίζει τις κρίσιμες εσωτερικές διαδικασίες ενός οργανισμού. Αυτοματοποιώντας και ενοποιώντας αυτές τις διαδικασίες, ένα σύστημα ERP μπορεί να παρέχει μια ενιαία, ενοποιημένη εικόνα των δεδομένων και των λειτουργιών ενός οργανισμού. 

Ενσωμάτωση HRM και ERP 

Τα συστήματα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) ξεκίνησαν από εταιρείες παραγωγής που έπρεπε να παρακολουθούν το κόστος παραγωγής σε διαφορετικά τμήματα. Τα πρώτα συστήματα ERP ήταν συστήματα προγραμματισμού απαιτήσεων υλικών (MRP). Τα συστήματα αυτά παρακολουθούν τα επίπεδα αποθεμάτων και παραγγέλνουν πρώτες ύλες ανάλογα με τις ανάγκες για την υποστήριξη των σχεδίων παραγωγής. Καθώς τα συστήματα ERP εξελίχθηκαν, ακολούθησαν και άλλες επιχειρηματικές λειτουργίες εκτός από την παραγωγή, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπινων πόρων (HR). 

Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη ενός συστήματος ERP είναι η ικανότητά του να παρέχει ορατότητα σε πραγματικό χρόνο σε όλες τις πτυχές της επιχείρησης. Αυτό περιλαμβάνει το κόστος παραγωγής και τα δεδομένα των εργαζομένων, όπως οι δεξιότητες, η εμπειρία και το ιστορικό μισθών. Αυτό επιτρέπει στους διευθυντές να λαμβάνουν πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με την κατανομή των πόρων και το πού να επενδύσουν στην κατάρτιση και την ανάπτυξη. 

Τα συστήματα ERP μπορούν επίσης να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με τους κυβερνητικούς κανονισμούς, όπως αυτούς που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό. Για παράδειγμα, πολλά συστήματα ERP διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες που επιτρέπουν στις εταιρείες να παρακολουθούν τις ημέρες διακοπών και τις συσσωρευμένες αναρρωτικές άδειες των εργαζομένων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να αποφύγουν κυρώσεις για μη συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία. 

Τα οφέλη από την ενσωμάτωση της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού και του ERP είναι σαφή. Ωστόσο, η υλοποίηση ενός συστήματος ERP μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο και δαπανηρό εγχείρημα. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά τις ανάγκες τους πριν επενδύσουν σε ένα σύστημα ERP. 

Ακολουθεί ένας κατάλογος των χαρακτηριστικών που έχει συνήθως μια ενότητα HRM (Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού) σε ένα σύστημα ERP (Enterprise Resource Planning), μαζί με μια σύντομη επεξήγηση κάθε στοιχείου:

• Βάση δεδομένων εργαζομένων: Αυτό το χαρακτηριστικό επιτρέπει στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να αποθηκεύει και να διαχειρίζεται πληροφορίες σχετικά με όλους τους εργαζόμενους στον οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών στοιχείων, των στοιχείων επικοινωνίας, των τίτλων εργασίας και του ιστορικού απασχόλησης.
• Διαχείριση αδειών: Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στους υπαλλήλους να ζητούν και να παρακολουθούν τις άδειες και επιτρέπει στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να εγκρίνει ή να απορρίπτει τις αιτήσεις αδειών και να διαχειρίζεται τα υπόλοιπα των αδειών των εργαζομένων.
• Παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας: Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στους εργαζόμενους να κάνουν ρολόι και να αποχωρούν και παρακολουθεί τις ώρες εργασίας τους. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει αναφορές σχετικά με την παρουσία και τις υπερωρίες.
• Μισθοδοσία: Αυτή η λειτουργία υπολογίζει και επεξεργάζεται τις αμοιβές των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένου του μισθού, των μπόνους και των κρατήσεων για φόρους και παροχές. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει αποκόμματα μισθοδοσίας και φορολογικά έντυπα.
• Διαχείριση επιδόσεων: Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να θέτει στόχους απόδοσης των εργαζομένων, να παρακολουθεί την πρόοδο προς την επίτευξη αυτών των στόχων και να διενεργεί αξιολογήσεις απόδοσης.
• Εκπαίδευση και ανάπτυξη: Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να παρακολουθεί τις δραστηριότητες κατάρτισης και ανάπτυξης των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των μαθημάτων που έχουν πραγματοποιηθεί και των πιστοποιήσεων που έχουν αποκτηθεί.
• Πρόσληψη και ένταξη: Αυτή η λειτουργία βοηθά το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να διαχειριστεί τη διαδικασία πρόσληψης, συμπεριλαμβανομένης της ανάρτησης θέσεων εργασίας, της εξέτασης βιογραφικών σημειωμάτων, του προγραμματισμού συνεντεύξεων και της εισαγωγής νέων υπαλλήλων.
• Διαχείριση παροχών: Αυτή η λειτουργία βοηθά το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να διαχειρίζεται τις παροχές των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένης της ασφάλισης υγείας, των συνταξιοδοτικών προγραμμάτων και άλλων προνομίων.
• Συμμόρφωση: Αυτή η λειτουργία βοηθά το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να διασφαλίσει ότι ο οργανισμός συμμορφώνεται με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς που σχετίζονται με τις ίσες ευκαιρίες απασχόλησης και την ασφάλεια στο χώρο εργασίας.
• Αναφορές και αναλύσεις: Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού να δημιουργεί αναφορές και αναλύσεις σχετικά με διάφορες μετρήσεις που σχετίζονται με το ανθρώπινο δυναμικό, όπως ο κύκλος εργασιών των εργαζομένων, το κόστος κατάρτισης και τα έξοδα μισθοδοσίας.

Τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινων πόρων (HRM) και προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP) είναι δύο βασικά εργαλεία που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων τους. Και τα δύο συστήματα διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στη διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων, αλλά η ενοποίηση HRM/ERP παρέχει πολυάριθμα οφέλη που μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να βελτιώσουν τη συνολική αποδοτικότητα και την απόδοσή τους. 

Ορισμένα από τα βασικά οφέλη της ενοποίησης HRM/ERP περιλαμβάνουν:

• Βελτιωμένη ακρίβεια δεδομένων: Οι επιχειρήσεις μπορούν να είναι βέβαιες ότι τα δεδομένα των εργαζομένων είναι ακριβή και ενημερωμένα. Αυτό συμβαίνει επειδή τα δύο συστήματα μοιράζονται μια κοινή βάση δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι οι αλλαγές που γίνονται στο ένα σύστημα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στο άλλο και το αντίστροφο.
• Μειωμένη επανάληψη της προσπάθειας: Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις με την ύπαρξη ξεχωριστών συστημάτων HRM και ERP είναι η επανάληψη των ενεργειών που απαιτούνται για τη συντήρηση και των δύο συστημάτων. Με μια ολοκληρωμένη προσέγγιση, οι επιχειρήσεις χρειάζεται να εισάγουν τα δεδομένα των εργαζομένων μόνο μία φορά, μειώνοντας σημαντικά το χρόνο και τους πόρους που απαιτούνται για τη διατήρηση και των δύο συστημάτων ενημερωμένων.
• Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων: Η ύπαρξη ακριβών και ενημερωμένων δεδομένων εργαζομένων είναι απαραίτητη για τη λήψη ορθών επιχειρηματικών αποφάσεων. Με ένα ολοκληρωμένο σύστημα HRM/ERP, οι επιχειρήσεις έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων σχετικά με θέματα όπως τα επίπεδα στελέχωσης, οι αποζημιώσεις, οι παροχές και η απόδοση των εργαζομένων.
• Μεγαλύτερη ευελιξία: Ένα ολοκληρωμένο σύστημα HRM/ERP παρέχει στις επιχειρήσεις μεγαλύτερη ευελιξία κατά τη διαχείριση των δεδομένων των εργαζομένων. Για παράδειγμα, οι εταιρείες μπορούν εύκολα να προσθέτουν ή να αφαιρούν πεδία από τα αρχεία των εργαζομένων τους ή να δημιουργούν προσαρμοσμένες αναφορές που αντλούν δεδομένα και από τα δύο συστήματα. Αυτή η ευελιξία μπορεί να ωφελήσει τις επιχειρήσεις καθώς προσπαθούν να καλύψουν τις διαρκώς μεταβαλλόμενες ανάγκες τους.

Η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού (ΔΑΔ) είναι μια κρίσιμη λειτουργία για κάθε οργανισμό. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό να διαχειριστεί το εργατικό δυναμικό του πιο αποτελεσματικά και αποδοτικά και να βελτιστοποιήσει τη συνολική του απόδοση. 

Ενώ τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού ποικίλλουν ως προς τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες, τα περισσότερα μοιράζονται ορισμένα κοινά στοιχεία. Αυτά τα κοινά στοιχεία περιλαμβάνουν: 

• Μια κεντρική βάση δεδομένων αποθηκεύει πληροφορίες για τους εργαζομένους, όπως στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό απασχόλησης, προσόντα και δεξιότητες.
• Μια διαδικτυακή πύλη αυτοεξυπηρέτησης επιτρέπει στους εργαζόμενους να έχουν πρόσβαση στα αρχεία του ανθρώπινου δυναμικού τους και να εκτελούν εργασίες αυτοεξυπηρέτησης, όπως η ενημέρωση προσωπικών πληροφοριών ή η αίτηση άδειας.
• Εργαλεία για τη διαχείριση της εισαγωγής, της κατάρτισης και της ανάπτυξης των εργαζομένων.
• Ενσωμάτωση με άλλα επιχειρησιακά συστήματα, όπως η μισθοδοσία και η χρονομέτρηση.

Εάν ο οργανισμός σας σκέφτεται να εφαρμόσει ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου. Πρώτον, πρέπει να αποφασίσετε ποια συγκεκριμένα χαρακτηριστικά και λειτουργίες χρειάζεται το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού σας. Δεύτερον, πρέπει να διασφαλίσετε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε θα είναι συμβατό με την υπάρχουσα υποδομή ΤΠ του οργανισμού σας. Τέλος, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε είναι επεκτάσιμο, ώστε να μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με τον οργανισμό σας με την πάροδο του χρόνου. 

Εν κατακλείδι, η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων αποτελεί ζωτική λειτουργία κάθε επιχείρησης και σε συνδυασμό με ένα σύστημα ERP μπορεί να εξορθολογήσει και να αυτοματοποιήσει πολλές από τις κουραστικές εργασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι συστημάτων ERP στην αγορά, επομένως είναι ζωτικής σημασίας να επιλέξετε ένα σύστημα που θα ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησής σας. Όταν εξετάζετε ένα σύστημα ERP για την επιχείρησή σας, φροντίστε να εξετάσετε τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες που είναι πιο σημαντικές για την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού σας. Το SIX ERP καλύπτει όλο το φάσμα της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με βαθιές ενσωματώσεις στην τήρηση του χρόνου και την παρακολούθηση διαφόρων πτυχών της διαχείρισης του προσωπικού σε μια εταιρεία. Ζητήστε μια επίδειξη για να το διαπιστώσετε μόνοι σας.