“ Από την αυγή του πολιτισμού έως το 2003 δημιουργήθηκαν 5 exabytes πληροφοριών, αλλά τόσες πληροφορίες δημιουργούνται τώρα κάθε δύο ημέρες. “

Η διαχείριση δεδομένων είναι η οργάνωση και η διατήρηση δεδομένων ώστε να είναι εύκολη η εύρεση και η χρήση τους. Οι καλές πρακτικές διαχείρισης δεδομένων μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να βελτιώσουν την αποδοτικότητα, να λάβουν καλύτερες αποφάσεις και να προστατευθούν από την απώλεια δεδομένων.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις για τη διαχείριση δεδομένων, αλλά όλες περιλαμβάνουν τη δημιουργία ενός συστήματος για την αποθήκευση, την οργάνωση και την πρόσβαση στα δεδομένα. Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν σε διάφορες μορφές, όπως λογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων και αρχεία. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια μορφή αποθήκευσης που να ταιριάζει καλά στον τύπο των δεδομένων που διαχειρίζεστε και στις ανάγκες του οργανισμού.

Τα συστήματα διαχείρισης δεδομένων μπορούν να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται όλους τους τύπους δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των πελατών, των οικονομικών, των αποθεμάτων και άλλων. Ένα καλό σύστημα διαχείρισης δεδομένων θα παρέχει έναν τρόπο πρόσβασης και ενημέρωσης των δεδομένων αποτελεσματικά και με ασφάλεια. Θα επιτρέπει επίσης στους εξουσιοδοτημένους χρήστες να μοιράζονται τα δεδομένα με άλλους ανάλογα με τις ανάγκες.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές λειτουργίες της διαχείρισης δεδομένων, αλλά όλες περιλαμβάνουν την οργάνωση και τη χρήση των δεδομένων. Ορισμένες από τις πιο κοινές λειτουργίες της διαχείρισης δεδομένων περιλαμβάνουν:

Τα δεδομένα πρέπει να συλλεχθούν για να διαχειριστούν. Η συλλογή δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει τη συλλογή δεδομένων από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές του οργανισμού.

Τα δεδομένα πρέπει να υποστούν επεξεργασία για να καταστούν αξιοποιήσιμα. Η επεξεργασία δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει τον καθαρισμό ή το μετασχηματισμό των δεδομένων ώστε να έχουν τη σωστή μορφή, την ταξινόμησή τους και την προσθήκη/αφαίρεση στηλών και γραμμών, όπως απαιτείται.

Τα δεδομένα πρέπει να επικυρωθούν για να διασφαλιστεί η ακρίβειά τους. Η επικύρωση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει τον έλεγχο για σφάλματα και τη διασφάλιση ότι περιλαμβάνονται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες.

Τα δεδομένα πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλή και προστατευμένη τοποθεσία, ώστε να είναι προσβάσιμα όταν χρειάζεται. Η αποθήκευση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία ή τη χρήση μιας βάσης δεδομένων, ενός λογιστικού φύλλου ή ενός συστήματος αρχείων.

Τα δεδομένα πρέπει να ενσωματωθούν με άλλα συστήματα για να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά. Η ενσωμάτωση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει τη σύνδεση με μια εταιρική βάση δεδομένων ή την εισαγωγή/εξαγωγή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών λογισμικού.