6 βήματα για να προετοιμάσετε την επιχείρησή σας για μια εφαρμογή ERP

“ Η χρήση ενός συστήματος ERP απλώς και μόνο για να λειτουργούν τα πράγματα με τον ίδιο τρόπο όπως και πριν από την εφαρμογή αποτελεί εγγύηση απογοήτευσης. “

Σκέφτεστε να υλοποιήσετε ένα ERP για τον οργανισμό σας; Αν ναι, είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να προετοιμαστείτε κατάλληλα. Τα συστήματα ERP γίνονται όλο και πιο δημοφιλή, καθώς οι οργανισμοί αναζητούν τρόπους για να εξορθολογίσουν τις δραστηριότητές τους και να γίνουν πιο αποδοτικοί. Οι υλοποιήσεις ERP μπορεί να είναι πολύπλοκες και δύσκολες, αλλά αν ακολουθήσετε αυτά τα έξι βήματα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η υλοποίησή σας θα είναι επιτυχής:

Κάθε εφαρμογή ERP πρέπει να ξεκινά με σαφή κατανόηση των επιχειρηματικών προβλημάτων που πρέπει να επιλυθούν. Ο οργανισμός πρέπει να συμφωνήσει σε συγκεκριμένους στόχους, πεδία εφαρμογής και σκοπούς για το σύστημα ERP πριν προχωρήσει. Χωρίς αυτή τη σαφήνεια, η υλοποίηση του ERP είναι πιθανό να αποτύχει.

Είναι επίσης σημαντικό να γίνει λεπτομερής due diligence των υφιστάμενων συστημάτων και διαδικασιών του οργανισμού. Οι υλοποιήσεις ERP είναι πολύπλοκες και δύσκολες, και αν υπάρχουν κρυφά προβλήματα ή ζητήματα με τα υπάρχοντα συστήματα, αυτά θα μεγεθυνθούν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του ERP. Είναι προτιμότερο να εντοπιστούν και να αντιμετωπιστούν αυτά τα ζητήματα εκ των προτέρων, ώστε να μπορούν να αντιμετωπιστούν σωστά κατά τη διάρκεια της υλοποίησης. 

Ένα από τα πιο κρίσιμα βήματα είναι επίσης να βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε τη σωστή ομάδα. Χρειάζεστε ανθρώπους που είναι παθιασμένοι με το έργο και που έχουν τις ικανότητες να το ολοκληρώσουν. Το δεύτερο είναι να διασφαλίσετε ότι όλοι είναι ευθυγραμμισμένοι με τον στόχο, το πεδίο εφαρμογής και τους στόχους του έργου. Οι υπεύθυνοι λήψης εταιρικών αποφάσεων πρέπει να συμμετέχουν από νωρίς, και σε όλους τους εμπλεκόμενους πρέπει να δοθεί η εξουσία, η αυτονομία και ο χρόνος που χρειάζονται για την επιτυχία του έργου.

Ενημερώστε επίσης τη διοίκηση, συμπεριλάβετε από νωρίς τους επικεφαλής των τμημάτων και προσπαθήστε να έχετε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη "συμμετοχή" από όλα τα επίπεδα της εταιρείας. Αυτό θα διευκολύνει τη διανομή πληροφοριών και ενημερώσεων στην αλυσίδα διοίκησης και θα διασφαλίσει ότι οι άνθρωποι γνωρίζουν τις αλλαγές που ενδέχεται να επηρεάσουν την καθημερινή τους εργασία.

Μια εφαρμογή ERP συνήθως συνεπάγεται εκτεταμένες αλλαγές, ενώ οι εργαζόμενοι κάθε εταιρείας είναι συνηθισμένοι στο ίδιο είδος δραστηριοτήτων ή στην καθημερινή τους ρουτίνα. Συχνά αυτές οι αλλαγές μπορεί να μην γίνονται εύκολα αποδεκτές. Τότε είναι που η διαχείριση των αλλαγών καθίσταται κρίσιμη και θα πρέπει να είναι συνυφασμένη με τον ιστό της υλοποίησης. Αυτό περιλαμβάνει τη συμμετοχή των εργαζομένων για την προετοιμασία μιας πειστικής επιχειρησιακής υπόθεσης για την αλλαγή, τον στόχο, το πεδίο εφαρμογής και τον στόχο και τον λόγο για τον οποίο κάνετε αυτό το έργο. Όλοι πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένοι και να είναι στενά εξοικειωμένοι με την επιχειρηματική υπόθεση, το όραμα και τους στόχους του έργου. Η αλλαγή είναι για όλους, και η διοίκηση πρέπει να αναλάβει να γίνει ο ευαγγελιστής του νέου συστήματος ERP και να αποτυπώσει στους χρήστες μια θετική νοοτροπία σχετικά με αυτό. Η επανειλημμένη θετική επικοινωνία με τους εργαζόμενους θα διευκολύνει τα πράγματα, καθώς ένα ERP μπορεί να προσφέρει βέλτιστα αποτελέσματα μόνο όταν κάθε εργαζόμενος αποδέχεται την αλλαγή. 

Η τεκμηρίωση των τελικών χρηστών είναι κρίσιμη για τον καθορισμό των προσδοκιών για την ανάπτυξη του ERP. Οι υπάλληλοί σας πρέπει να προσαρμοστούν στην αλλαγή των διαδικασιών σας, στο νέο λογισμικό και την πλοήγηση, καθώς και στην τεχνολογία, και θα πρέπει να σχεδιάσετε και να προετοιμάσετε τους ανθρώπους για αυτή την αλλαγή, αν θέλετε οι υπάλληλοί σας να προσαρμοστούν σε όλα αυτά με βήμα. Η προετοιμασία των ανθρώπων για την αλλαγή μπορεί να είναι η πιο αφηρημένη έννοια στο πλαίσιο της διαδικασίας υλοποίησης του ERP, αλλά μην την παραμελείτε μόνο και μόνο επειδή δεν μπορείτε εύκολα να μετρήσετε την ετοιμότητα. Η παραμέληση της εκπαίδευσης και της ετοιμότητας των χρηστών μπορεί να εκτροχιάσει ένα έργο προτού αυτό ξεκινήσει.  

Φροντίστε να δώσετε στους υπαλλήλους άφθονη εκπαίδευση σχετικά με το νέο σύστημα. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τόσο τον τρόπο χρήσης του λογισμικού όσο και τον τρόπο πλοήγησης στις νέες ροές εργασίας τους. Παρέχετε επίσης άφθονη τεκμηρίωση, ώστε να έχουν σαφή αντίληψη του τι αναμένεται από αυτούς. Και τέλος, φροντίστε να παρέχετε επαρκή υποστήριξη καθ' όλη τη διάρκεια της μεταβατικής περιόδου. Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να είναι επιτυχημένοι εάν αισθάνονται σίγουροι για τις ικανότητές τους και γνωρίζουν ότι μπορούν να απευθυνθούν σε κάποιον για βοήθεια όταν χρειαστεί. 

Οι προμηθευτές ERP έχουν πολυετή εμπειρία στην υλοποίηση του λογισμικού τους και διαθέτουν συγκεκριμένες μεθοδολογίες υλοποίησης για να διασφαλίσουν την ομαλή και επιτυχή ανάπτυξη. Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε αυτές τις διαδικασίες και πώς θα επηρεάσουν τον συγκεκριμένο οργανισμό σας. Συνεργαστείτε με τον προμηθευτή σας ή τον συνεργάτη υλοποίησης για να προσαρμόσετε τη διαδικασία στις ανάγκες σας - αυτό θα σας προετοιμάσει για μια πιο επιτυχημένη υλοποίηση του ERP. Η κατανόηση της φιλοσοφίας του προμηθευτή σας και η διασφάλιση της ευθυγράμμισής της με τους στόχους σας είναι ζωτικής σημασίας για μια επιτυχημένη εγκατάσταση. 

Τα έργα υλοποίησης του ERP μετά την έναρξη λειτουργίας είναι συχνά το σημείο όπου τα έργα υλοποίησης του ERP σκοντάφτουν και συχνά αποτυγχάνουν. Πολλά πράγματα μπορούν να αλλάξουν όταν η ομάδα υλοποίησης παραδίδει την υποστήριξη μετά την έναρξη λειτουργίας στην εσωτερική και εξωτερική υποστήριξη. Η εκ των προτέρων ύπαρξη μιας σαφούς στρατηγικής υποστήριξης μετά την εγκατάσταση θα διασφαλίσει ότι οι χρήστες γνωρίζουν πώς να αναφέρουν προβλήματα και ο προμηθευτής γνωρίζει τι αναμένεται από αυτούς μετά την εγκατάσταση. Είναι επίσης σημαντικό να έχετε επαρκή τεχνική υποστήριξη κατά και μετά την έναρξη λειτουργίας, ώστε να μπορείτε να επιλύσετε γρήγορα τυχόν προβλήματα των χρηστών και να αποτρέψετε την απογοήτευση των ομάδων σας από το σύστημα.

Ένας τρόπος για να βοηθήσετε στη διασφάλιση μιας ομαλής μετά την έναρξη λειτουργίας είναι να δημιουργήσετε μια "οργάνωση" γύρω από αυτήν. Αυτό θα μπορούσε να σημαίνει τη δημιουργία μιας ειδικής ομάδας για τη διαχείριση της υποστήριξης μετά την έναρξη λειτουργίας ή την τοποθέτηση κάποιου υπεύθυνου για την επίβλεψή της στο πλαίσιο των τακτικών καθηκόντων του. Επιπλέον, θα πρέπει να λάβετε υπόψη τον επιπλέον φόρτο εργασίας των υπαλλήλων που ενδέχεται να αναλάβουν πρόσθετα καθήκοντα σχετικά με το νέο σύστημα. Η ύπαρξη ενός σχεδίου θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι τα όποια ζητήματα προκύψουν μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα. 

Μια επιτυχημένη εφαρμογή ERP απαιτεί καλή προετοιμασία, ευθυγράμμιση της ομάδας, σχεδιασμό διαχείρισης αλλαγών και σαφή κατανόηση του προμηθευτή. Η ύπαρξη ενός σχεδίου μετά την υλοποίηση είναι επίσης απαραίτητη για τη διασφάλιση μιας ομαλής μετάβασης και την αποφυγή τυχόν προβλημάτων στην πορεία. Με τη λήψη αυτών των μέτρων, θα είστε σε καλό δρόμο για να απολαύσετε όλα τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει ένα σύστημα ERP στην επιχείρησή σας.

Ευχαριστούμε για την ανάγνωση! Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή θα θέλατε να μοιραστείτε τις δικές σας εμπειρίες με την υλοποίηση του ERP, θα θέλαμε να μας ενημερώσετε στα σχόλια παρακάτω.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για τα συστήματα ERP; Ελέγξτε το ιστολόγιό μας για περισσότερα άρθρα σχετικά με το θέμα.

Αν σκέφτεστε να εφαρμόσετε ένα σύστημα ERP στην επιχείρησή σας, φροντίστε να κατεβάσετε το δωρεάν ηλεκτρονικό μας βιβλίο: The Ultimate Guide to ERP Implementations. Αυτός ο οδηγός θα σας διδάξει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα συστήματα ERP και πώς να εφαρμόσετε ένα τέτοιο σύστημα στην επιχείρησή σας.