11 οφέλη από τη χρήση συστημάτων ERP για τις ΜΜΕ

“ Ένα σύστημα ERP δεν μπορεί να εγκατασταθεί χωρίς την ικανότητα ενός οργανισμού να αλλάζει. “

Το λογισμικό ERP μπορεί να αποτελέσει μεγάλη βοήθεια για τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Το ERP μπορεί να υποστηρίξει την εταιρεία σας με πολλούς τρόπους, από τη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης αποθεμάτων και εκτέλεσης παραγγελιών έως την παροχή μιας ενιαίας πηγής αλήθειας για όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα. Ακολουθούν έντεκα από αυτούς!

Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) αποτελούν τη ραχοκοκαλιά πολλών οικονομιών. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις αντιπροσωπεύουν περισσότερες από τις μισές θέσεις εργασίας και σχεδόν το ήμισυ του συνόλου των εσόδων των επιχειρήσεων. Οι ΜΜΕ αποτελούν επίσης βασικό μοχλό καινοτομίας, δημιουργώντας σχεδόν τα δύο τρίτα όλων των νέων θέσεων εργασίας στη χώρα.

Παρά τη σημασία τους, οι ΜΜΕ συχνά λειτουργούν σε μειονεκτική θέση σε σύγκριση με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Έχουν λιγότερη πρόσβαση σε κεφάλαια, μικρότερη οικονομική κλίμακα και μικρότερη αναγνωρισιμότητα. Τείνουν επίσης να είναι λιγότερο αποτελεσματικές από τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις τους, εν μέρει λόγω της έλλειψης πόρων και εξειδικευμένων γνώσεων.

Ένας τομέας στον οποίο οι ΜΜΕ μπορούν να εξισώσουν τους όρους ανταγωνισμού είναι η χρήση επιχειρηματικού λογισμικού. Επενδύοντας στα κατάλληλα εργαλεία, οι ΜΜΕ μπορούν να αποκτήσουν την ίδια αποτελεσματικότητα και τις ίδιες οικονομίες κλίμακας με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Και ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ΜΜΕ είναι το λογισμικό προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP).

Τα συστήματα ERP βοηθούν μια επιχείρηση να διαχειριστεί τις βασικές της λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών, της λογιστικής, του ανθρώπινου δυναμικού, της παραγωγής και της διαχείρισης αγορών. Τα ERP συνήθως παρέχουν μια ενιαία πηγή αλήθειας για όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα και μπορούν να αυτοματοποιήσουν πολλές χειροκίνητες διαδικασίες.

Για τις ΜΜΕ, η επένδυση σε ένα σύστημα ERP μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα. Ακολουθούν έντεκα τρόποι με τους οποίους μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας:

Ως διευθύνων σύμβουλος μιας μικρής ή μεσαίας επιχείρησης (ΜΜΕ), είστε υπεύθυνος για τη συνολική στρατηγική κατεύθυνση και επιτυχία της επιχείρησής σας. Ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας λειτουργεί αποδοτικά και αποτελεσματικά είναι η εφαρμογή ενός συστήματος προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων (ERP).

Ένα σύστημα ERP είναι ένα λογισμικό διαχείρισης επιχειρήσεων που ενσωματώνει διάφορες εφαρμογές και διαδικασίες, όπως τα οικονομικά, τους ανθρώπινους πόρους και τη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, σε ένα ενιαίο σύστημα. Έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τις ΜΜΕ να αυτοματοποιήσουν και να διαχειριστούν πιο αποτελεσματικά τις δραστηριότητές τους.

Ένα από τα κύρια οφέλη ενός συστήματος ERP είναι ότι παρέχει μια ενιαία πηγή αλήθειας για τα δεδομένα ενός οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα τμήματα μιας εταιρείας μπορούν να έχουν πρόσβαση στις ίδιες ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες, αντί να βασίζονται σε απομονωμένα συστήματα που μπορεί να μην είναι πλήρως ενοποιημένα. Αυτό μπορεί να συμβάλει στη μείωση των σφαλμάτων και στη βελτίωση της λήψης αποφάσεων.

Εδώ θα βρείτε τα πιο συνηθισμένα οφέλη που βλέπουν οι ΜΜΕ σε διάφορους κλάδους. 

Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος ERP είναι η δυνατότητα δημιουργίας λεπτομερών αναφορών για όλες τις πτυχές της επιχείρησής σας. Με τις αναφορές στα χέρια σας, μπορείτε να λαμβάνετε πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με το πού να διαθέσετε τους πόρους σας και πώς να βελτιώσετε τις δραστηριότητές σας.
Τα εργαλεία υποβολής εκθέσεων που ενσωματώνονται στα συστήματα ERP είναι συνήθως πολύ περιεκτικά. Μπορούν να παρακολουθούν τα πάντα, από τα επίπεδα αποθεμάτων και τις παραγγελίες πελατών μέχρι τα στοιχεία πωλήσεων και τα οικονομικά δεδομένα. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να παρουσιαστούν σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων διαγραμμάτων, γραφικών παραστάσεων και πινάκων.

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος ERP είναι η δυνατότητα προσαρμογής των αναφορών για την παρακολούθηση της προόδου και των επιδόσεων με την πάροδο του χρόνου. Οι εκθέσεις μπορούν να βοηθήσουν τους ιδιοκτήτες και τους διευθυντές των επιχειρήσεων να εντοπίσουν τους τομείς στους οποίους πρέπει να κάνουν αλλαγές για να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες. Με ακριβή και επικαιροποιημένα δεδομένα, είναι ευκολότερο να λαμβάνονται τεκμηριωμένες αποφάσεις που μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση της αποδοτικότητας και των αποτελεσμάτων.

Ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός συστήματος ERP είναι ότι μπορεί να συμβάλει στην επιτάχυνση των χρόνων επεξεργασίας και εκτέλεσης των παραγγελιών. Η ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματα της εταιρείας σας επιτρέπει σε ένα ERP να αυτοματοποιήσει πολλές από τις εργασίες που εμπλέκονται σε αυτές τις διαδικασίες, από τη λήψη παραγγελιών πελατών έως την παρακολούθηση των επιπέδων αποθεμάτων και τη δημιουργία ετικετών αποστολής. Η ταχύτερη επεξεργασία παραγγελιών μπορεί να απελευθερώσει το χρόνο του προσωπικού σας, ώστε να μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλες εργασίες, και μπορεί επίσης να συμβάλει στη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών, διασφαλίζοντας ότι οι παραγγελίες επεξεργάζονται και αποστέλλονται ταχύτερα.

Ένα σύστημα ERP μπορεί επίσης να συμβάλει στη βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης αποθεμάτων της εταιρείας σας. Με την παρακολούθηση των επιπέδων των αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να αποφύγετε τα αποθέματα και να διασφαλίσετε ότι διαθέτετε τα προϊόντα που χρειάζονται οι πελάτες σας όταν τα χρειάζονται. Επιπλέον, με ένα σύστημα ERP σε λειτουργία, είναι ευκολότερο να παρακολουθείτε πού βρίσκεται το απόθεμά σας, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο εάν πρέπει να βρείτε και να ανακτήσετε ένα προϊόν γρήγορα.

Τα χαρακτηριστικά παρακολούθησης του χρόνου είναι απαραίτητα για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Με την παρακολούθηση του χρόνου που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε συγκεκριμένες εργασίες, μπορείτε να εντοπίσετε ποιες από αυτές διαρκούν περισσότερο από όσο θα έπρεπε και να προσδιορίσετε τα σημεία συμφόρησης στη διαδικασία. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε αλλαγές που βελτιώνουν την αποδοτικότητα και να κάνετε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο.

Οι καθυστερημένες πληρωμές μπορούν να αποτελέσουν μεγάλο πονοκέφαλο για τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών. Όχι μόνο σας κοστίζουν χρήματα με τη μορφή προστίμων καθυστερημένης πληρωμής, αλλά μπορούν επίσης να προκαλέσουν προβλήματα ταμειακής ροής που μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητά σας να αναπτύξετε και να επεκτείνετε την επιχείρησή σας. Ένας εύκολος τρόπος για να αποφύγετε αυτά τα προβλήματα είναι να χρησιμοποιήσετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης τιμολογίων. Το σύστημα αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα τιμολόγια και να διασφαλίζετε ότι πληρώνονται εγκαίρως, εξοικονομώντας σας πολλά χρήματα και βοηθώντας στην ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας.

Τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός συστήματος ERP. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις εργασίες και τις προθεσμίες, να αναθέτετε πόρους και να παρακολουθείτε την πρόοδο. Εξάλλου, θέλετε να διασφαλίσετε ότι τα έργα ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός του καθορισμένου προϋπολογισμού. Μπορείτε να αποφύγετε δαπανηρές καθυστερήσεις και διαταραχές που επηρεάζουν την επιχείρησή σας, παραμένοντας οργανωμένοι και παρακολουθώντας τα έργα σας.

Τα χαρακτηριστικά διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) είναι ένας άλλος σπουδαίος τρόπος για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών. Με ένα σύστημα CRM, μπορείτε να παρακολουθείτε τα στοιχεία επικοινωνίας, το ιστορικό αγορών και τις προτιμήσεις των πελατών σας. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να παρέχετε την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση, προσαρμόζοντας τις αλληλεπιδράσεις σας στις ατομικές τους ανάγκες. Επιπλέον, τα συστήματα CRM μπορούν να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις πωλήσεις και τις ευκαιρίες, ώστε να μπορείτε να κλείνετε περισσότερες συμφωνίες και να αναπτύσσετε την επιχείρησή σας.

Τα χαρακτηριστικά διαχείρισης εγγράφων είναι ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα της χρήσης ενός συστήματος ERP. Με τις λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων, μπορείτε να παρακολουθείτε σημαντικά επιχειρηματικά έγγραφα, όπως συμβάσεις, τιμολόγια και παραγγελίες αγοράς. Επιπλέον, μπορείτε να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε έγγραφα ηλεκτρονικά, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα. Και, διατηρώντας όλα τα επιχειρηματικά σας έγγραφα σε μια κεντρική τοποθεσία, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι είναι πάντα εύκολο να τα βρείτε και να έχετε πρόσβαση σε αυτά.

Τα εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας (BI) είναι ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα της χρήσης ενός συστήματος ERP. Με τα εργαλεία BI, μπορείτε να συλλέγετε και να αναλύετε δεδομένα σχετικά με την επιχείρησή σας για να λαμβάνετε καλύτερα τεκμηριωμένες αποφάσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία BI για να παρακολουθείτε τα δεδομένα των πωλήσεών σας για να εντοπίζετε τάσεις και μοτίβα. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία BI για να παρακολουθείτε τα επίπεδα των αποθεμάτων σας και να κάνετε προσαρμογές για να διασφαλίσετε ότι έχετε τα σωστά προϊόντα σε απόθεμα. Λαμβάνοντας αποφάσεις με βάση τα δεδομένα, μπορείτε να βελτιώσετε το τελικό αποτέλεσμα της εταιρείας σας.

Τέλος, ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος ERP είναι ότι μπορεί να αναπτυχθεί μαζί με την επιχείρησή σας. Καθώς η εταιρεία σας επεκτείνεται, οι ανάγκες σας μπορεί να αλλάξουν. Η επεκτασιμότητα δεν πρέπει να αφορά μόνο την προσθήκη νέων χρηστών, ενοτήτων και λειτουργιών στο σύστημά σας. Η επεκτασιμότητα διασφαλίζει ότι θα έχετε πάντα τα κατάλληλα εργαλεία για την υποστήριξη της επιχείρησής σας, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι αυτή.

Ενώ τα συστήματα ERP μπορούν να προσφέρουν πολλά οφέλη στις ΜΜΕ, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι μπορούν επίσης να παρουσιάσουν ορισμένες μοναδικές προκλήσεις. Μία από τις κύριες προκλήσεις είναι το κόστος και ο χρόνος που απαιτούνται για την υλοποίηση ενός συστήματος ERP. Οι ΜΜΕ πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά τις μακροπρόθεσμες ανάγκες συντήρησης και υποστήριξης. Αυτά τα πολύπλοκα συστήματα μπορεί να απαιτούν συνεχείς ενημερώσεις και συντήρηση για να διασφαλίσουν ότι θα συνεχίσουν να λειτουργούν. Έτσι, η επιλογή της λανθασμένης λύσης μπορεί να αποβεί δαπανηρή μακροπρόθεσμα.

Η επιλογή, η προσαρμογή και η υλοποίηση ενός συστήματος ERP μπορεί να είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα. Μπορεί να απαιτήσει σημαντικές επενδύσεις, ειδικά όταν τα πεδία εφαρμογής δεν είναι σαφή. Οι εταιρείες δεν ξεκινούν από μικρές επιχειρήσεις και δεν αναπτύσσουν το σύστημα με την πάροδο του χρόνου.

Μια άλλη πρόκληση είναι να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι είναι εκπαιδευμένοι και μπορούν να χρησιμοποιούν το σύστημα αποτελεσματικά. Αυτό μπορεί να απαιτήσει σημαντικό χρόνο και πόρους και οι εργαζόμενοι να αλλάξουν τον τρόπο εργασίας τους. Χωρίς την κατάλληλη διαχείριση των αλλαγών, αυτό μπορεί να αποτελέσει πρόκληση και να εμποδίσει την υιοθέτηση του ERP.

Τέλος, είναι ζωτικής σημασίας η προσεκτική αξιολόγηση των διαφόρων διαθέσιμων συστημάτων ERP και η επιλογή ενός συστήματος που ανταποκρίνεται στις ανάγκες και τους στόχους του οργανισμού. Αυτό μπορεί να απαιτεί ενδελεχή ανάλυση των τρεχουσών διαδικασιών της εταιρείας και προσεκτική εξέταση των χαρακτηριστικών και της λειτουργικότητας που προσφέρουν τα διάφορα συστήματα. Συστήματα όπως το SIX ERP έχουν κατασκευαστεί με γνώμονα τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις, καθώς είναι πλήρως διαχειρίσιμα, ενημερώνονται αυτόματα και είναι πολύ διαισθητικά, εξοικονομώντας σημαντικό κόστος και χρόνο σε σύγκριση με άλλες λύσεις.

Αν θέλετε, μπορείτε να συγκρίνετε γιατί το SIX μπορεί να είναι το πιο προσιτό ERP στην αγορά, λόγω της αρχιτεκτονικής μας που είναι ασφαλής για το μέλλον, των γρήγορων και διαισθητικών διεπαφών και της ασυναγώνιστης εμπειρίας χρήστη. 

Το λογισμικό ERP μπορεί να βοηθήσει σημαντικά τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών, χάρη στα πολλά διαφορετικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματά του. Σε αυτό το άρθρο, περιγράψαμε έντεκα από τα σημαντικότερα οφέλη της χρήσης ενός συστήματος ERP. Αυτά τα οφέλη περιλαμβάνουν βελτιωμένη διαχείριση αποθεμάτων, αυτοματοποιημένη διαχείριση τιμολογίων, εργαλεία διαχείρισης έργων, χαρακτηριστικά διαχείρισης πελατειακών σχέσεων, χαρακτηριστικά διαχείρισης εγγράφων, εργαλεία επιχειρηματικής ευφυΐας και δυνατότητα κλιμάκωσης καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται. Εκμεταλλευόμενοι αυτά τα οφέλη, μπορείτε να βελτιώσετε τις λειτουργίες της εταιρείας σας και να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις βάσει δεδομένων, ώστε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας.