Η Ευρώπη αλλάζει αυτή τη στιγμή τη «μορφή» των επιχειρηματικών εγγράφων. Για πολλά χρόνια ένα τιμολόγιο μπορούσε να φαίνεται απολύτως σωστό ως PDF, ακόμη κι αν οι αριθμοί, η λογική του ΦΠΑ ή τα βασικά μητρώα δεδομένων (stammdaten) είχαν ασυνέπειες. Πλέον η κατεύθυνση είναι ξεκάθαρη: τα τιμολόγια και τα λογιστικά στοιχεία μετατρέπονται όλο και περισσότερο σε δομημένα δεδομένα, τα οποία το λογισμικό μπορεί να ελέγχει, να διασταυρώνει και να αναφέρει γρήγορα. Αυτό δεν κάνει απλώς τους φορολογικούς ελέγχους ταχύτερους. Αλλάζει την καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης, επειδή τα λάθη εμφανίζονται νωρίτερα και οι συνεργάτες απαιτούν καθαρά δεδομένα μόλις συνδεθούν τα συστήματα.

Μπορείτε να το δείτε απλά: τα «χαρτοειδή» έγγραφα είναι καλά για τους ανθρώπους, αλλά αδύναμα για την αυτοματοποίηση. Τα δομημένα δεδομένα είναι εξαιρετικά για αυτοματοποίηση, όμως επιβάλλουν πειθαρχία. Όταν ένα κράτος απαιτεί δομημένες αναφορές ή δομημένα τιμολόγια, δεν μπορείτε πλέον να «κρυφτείτε πίσω από τη μορφοποίηση». Ένα ελλιπές ΑΦΜ/ΑΦΜ-ΦΠΑ, ένας λάθος συντελεστής ΦΠΑ ή ασυνεπή ονόματα ειδών δεν είναι πια «αισθητικό» ζήτημα· μπορεί να οδηγήσει σε απόρριψη, καθυστερήσεις πληρωμών ή κινδύνους συμμόρφωσης.

Στη Βουλγαρία, το σημαντικότερο βραχυπρόθεσμο βήμα είναι το SAF-T. Το SAF-T δεν είναι «μορφή τιμολογίου», αλλά ένα τυποποιημένο πακέτο λογιστικών και φορολογικών δεδομένων που κάνει τους ελέγχους πιο ομοιόμορφους και συστηματικούς. Η τεχνική βάση έχει δημοσιευθεί και οι πρώτες υποχρεωτικές υποβολές αναμένεται να ξεκινήσουν από τις αρχές του 2026 σταδιακά.

Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι η συμμόρφωση μετακινείται βαθύτερα μέσα στο σύστημα. Δεν αρκεί να δημιουργείτε ένα «ωραίο» τιμολόγιο. Τα οικονομικά δεδομένα πρέπει να είναι εσωτερικά συνεπή: μητρώα πελατών και προμηθευτών, ρυθμίσεις ΦΠΑ, λογιστική χαρτογράφηση (mapping), σειρές αρίθμησης παραστατικών, καθώς και οι συνδέσεις των παραστατικών με τις λογιστικές εγγραφές πρέπει να «δένουν» καθαρά. Το SAF-T κάνει την ποιότητα δεδομένων φορολογικό θέμα, όχι απλώς τεχνική προτίμηση. Όποιος ξεκινήσει νωρίς, τα καθαρίζει με έλεγχο και ηρεμία· όποιος ξεκινήσει αργά, το πληρώνει ακριβά υπό πίεση προθεσμιών.

Η Βουλγαρία δεν έχει σήμερα καθολική υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης B2B για όλες τις επιχειρήσεις. Παρ’ όλα αυτά, η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι «θεωρία». Στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων, οι δημόσιοι φορείς οφείλουν να αποδέχονται και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια, εφόσον τηρούν τις απαιτήσεις περιεχομένου βάσει ΦΠΑ και συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο.

Σε πρακτικό επίπεδο, αυτό εντάσσεται στο πανευρωπαϊκό μοτίβο: δομημένα δεδομένα τιμολογίου αντί για «εικόνες» εγγράφων, και ένα περιβάλλον όπου τα συστήματα ανταλλάσσουν τιμολόγια όλο και πιο άμεσα. Γι’ αυτό η B2G διαδρομή έχει σημασία: δείχνει προς τα πού πάει η αγορά και πόσο γρήγορα μπορούν να αλλάξουν οι διαδικασίες.

Οι κανόνες ΦΠΑ στη Βουλγαρία επιτρέπουν ηλεκτρονικά τιμολόγια, αλλά απαιτούν κάτι που ακούγεται αφηρημένο και είναι απολύτως πρακτικό: ο εκδότης πρέπει να διασφαλίζει αυθεντικότητα προέλευσης, ακεραιότητα περιεχομένου και αναγνωσιμότητα, συνήθως μέσω εσωτερικών οργανωτικών και τεχνικών ελέγχων που δημιουργούν αξιόπιστο ίχνος ελέγχου (audit trail), με δυνατότητα συμπληρωματικά να χρησιμοποιούνται προηγμένες μέθοδοι όπως εγκεκριμένη/προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή EDI. Εδώ φαίνεται γιατί η έγκαιρη προετοιμασία είναι κρίσιμη: τέτοιες δικλίδες ασφαλείας ενσωματώνονται ευκολότερα σε κανονικές ροές εργασίας, παρά «κουμπώνουν» βιαστικά αργότερα.

Γι’ αυτό οι βουλγαρικές επιχειρήσεις ωφελούνται ήδη σήμερα όταν λειτουργούν σαν να είναι η δομημένη συμμόρφωση ο κανόνας: σαφείς εγκρίσεις, ιχνηλατήσιμες αλλαγές, συνεπείς σειρές αρίθμησης και ασφαλής αρχειοθέτηση. Αυτές οι συνήθειες μειώνουν τον κίνδυνο άμεσα και κάνουν μελλοντικές υποχρεώσεις να μοιάζουν περισσότερο με ρύθμιση και λιγότερο με ανακατασκευή.

Είναι εύκολο να πει κανείς: «Αυτό είναι βελγικός νόμος, όχι δικός μας». Όμως το εμπόριο δεν λειτουργεί πια έτσι. Αν μια βουλγαρική επιχείρηση δραστηριοποιείται σε χώρες όπου τα δομημένα B2B ηλεκτρονικά τιμολόγια γίνονται υποχρεωτικά, είτε μέσω τοπικής οντότητας, είτε μέσω εγκατάστασης/εγγραφών, είτε μέσω εγχώριων B2B ροών εκεί, τότε η διαδικασία τιμολόγησης πρέπει να καλύπτει τις απαιτήσεις τους. Το τιμολόγιό σας είναι μέρος της αλυσίδας συμμόρφωσης του συνεργάτη σας.

Το Βέλγιο είναι χαρακτηριστικό επειδή η ημερομηνία και το μήνυμα είναι ξεκάθαρα: από 1 Ιανουαρίου 2026 τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια γίνονται υποχρεωτικά στις βελγικές B2B συναλλαγές, και τα απλά PDFs δεν επαρκούν πλέον. Είναι ένα κλασικό σενάριο «γυρίζουμε διακόπτη»: όποιος είναι έτοιμος συνεχίζει ομαλά· όποιος δεν είναι, αποκτά τριβή σε κάθε συναλλαγή.

Η Γερμανία αποτελεί επίσης ισχυρό σήμα. Εκεί η μετάβαση γίνεται σταδιακά, με την ικανότητα λήψης δομημένων ηλεκτρονικών τιμολογίων να γίνεται σημαντική νωρίς, ενώ οι υποχρεώσεις για την έκδοση ακολουθούν αργότερα. Το πρακτικό αποτέλεσμα είναι κρίσιμο: ακόμη και μόνο η υποχρέωση λήψης αλλάζει την καθημερινότητα, γιατί πρέπει να μπορείτε να επεξεργαστείτε ό,τι στέλνουν οι προμηθευτές.

Η Γαλλία δείχνει την ίδια τάση, με σταδιακή έναρξη από Σεπτέμβριο 2026. Αυτός είναι ο λόγος που μια βουλγαρική εταιρεία δεν μπορεί να βλέπει τις εξελίξεις μόνο «τοπικά»: οι απαιτήσεις των συνεργατών συχνά αλλάζουν διαδικασίες πιο γρήγορα από την εθνική νομοθεσία.

Και χώρες όπως η Πολωνία και η Ρουμανία δείχνουν πόσο έντονα μπορούν τα εθνικά μοντέλα πλατφόρμας να διαμορφώσουν την καθημερινότητα. Αυτά δεν είναι περιφερειακά θέματα· είναι παραδείγματα μιας ευρωπαϊκής κανονικοποίησης: οι δομημένες αναφορές γίνονται ρουτίνα, τα «χαρτοειδή» τιμολόγια γίνονται εξαίρεση.

Οι διασυνοριακοί κανόνες τραβούν τα φώτα. Η μεγαλύτερη αλλαγή όμως συμβαίνει μέσα στην ίδια την επιχείρηση. Η δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση και οι δομημένες αναφορές κάνουν πολύ πιο εύκολο να συνδεθεί αυτόματα όλη η αλυσίδα: παραγγελία, παράδοση, τιμολόγιο, πληρωμή, χειρισμός ΦΠΑ και λογιστική εγγραφή. Όταν αυτή η αλυσίδα είναι συνδεδεμένη, τα λάθη εντοπίζονται πιο εύκολα – και ταυτόχρονα είναι πιο δύσκολο να αγνοηθούν. Το σύστημα «περιμένει» συνέπεια και η ασυνέπεια φαίνεται.

Έτσι η «χρηματοοικονομική διαφάνεια» παύει να είναι σύνθημα και γίνεται πραγματικότητα. Επιχειρήσεις με καθαρά δεδομένα κινούνται πιο γρήγορα και συζητούν λιγότερο, επειδή μπορούν να τεκμηριώσουν τι συνέβη μέσω ενός καθαρού ίχνους ελέγχου. Επιχειρήσεις με θολά δεδομένα ξοδεύουν περισσότερο χρόνο σε εξαιρέσεις, ερωτήσεις και διορθώσεις εκ των υστέρων.

Σε επίπεδο ΕΕ, το ViDA («VAT in the Digital Age») είναι το πιο καθαρό μήνυμα για την κατεύθυνση. Τα σχέδια της ΕΕ οδηγούν σε ψηφιακές υποχρεώσεις αναφοράς για διασυνοριακές B2B συναλλαγές και στοχεύουν σε εναρμόνιση συστημάτων αναφοράς σε πραγματικό ή σχεδόν πραγματικό χρόνο μεταξύ κρατών-μελών. Αυτό είναι ο δρόμος προς «διαφάνεια εξ ορισμού»: γρηγορότερη, πιο τυποποιημένη, λιγότερο εξαρτημένη από χειροκίνητες συμφωνίες μετά το γεγονός.

Ακόμη και επιχειρήσεις χωρίς διασυνοριακές πωλήσεις θα το νιώσουν μεσοπρόθεσμα, επειδή τα συστήματα που επιτρέπουν διασυνοριακή συμμόρφωση συχνά γίνονται η πιο αποδοτική, τυπική εσωτερική πρακτική.

Το επίπεδο των «Απαραίτητων» είναι το θεμέλιο που αποτρέπει αποτυχίες συμμόρφωσης. Σημαίνει ικανότητα παροχής συνεπών και ελέγξιμων δεδομένων: καθαρά μητρώα πελατών και προμηθευτών, σωστή λογική ΦΠΑ, αξιόπιστες σειρές αρίθμησης, ασφαλείς εγκρίσεις και ίχνος ελέγχου που εξηγεί πώς δημιουργήθηκε ένα παραστατικό και αν τροποποιήθηκε. Στη Βουλγαρία αυτό γίνεται ιδιαίτερα κρίσιμο με το SAF-T από το 2026, ενώ στον δημόσιο τομέα έχει ήδη σημασία λόγω της δομημένης ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Το επίπεδο των «Πρέπει να υπάρχουν» αποτρέπει λειτουργικό χάος μόλις εμφανιστούν απορρίψεις και ειδικές περιπτώσεις. Αυτό σημαίνει σαφή παρακολούθηση κατάστασης, σωστό χειρισμό σφαλμάτων, ορθή επανυποβολή, συμφωνία με πληρωμές και μια καθαρή εικόνα για το Finance σχετικά με το τι στάλθηκε, τι έγινε αποδεκτό, τι πληρώθηκε ή τι παραμένει ανοικτό, χωρίς κάθε εξαίρεση να γίνεται «καταιγίδα email». Όσο πιο γρήγορα οι εξωτερικοί έλεγχοι γίνονται αυτόματα, τόσο περισσότερο ο χειρισμός εξαιρέσεων γίνεται μέρος της συμμόρφωσης.

Το επίπεδο των «Καλό να υπάρχουν» μετατρέπει τη συμμόρφωση σε πλεονέκτημα. Δεν είναι μαγεία, είναι ορατότητα: dashboards που δείχνουν πού «κολλάνε» τιμολόγια, γιατί απορρίφθηκαν, ή πού τα μοτίβα ΦΠΑ μοιάζουν ασυνήθιστα. Σε έναν κόσμο δομημένων δεδομένων, ο έγκαιρος εντοπισμός αξίζει συχνά περισσότερο από τη μεταγενέστερη «πυρόσβεση».