Διαχείριση αγορών σωστά

“ Υπήρχε ένα προϊόν που φαινόταν ελκυστικό, ακριβό, φορητό, όμορφο και απλό. Όλοι μιλούσαν για την ομορφιά του, αλλά το αγόραζαν για την απλότητά του. “

Έχετε κουραστεί να αισθάνεστε ότι η διαδικασία διαχείρισης των αγορών σας είναι ένας εφιάλτης χωρίς τέλος; Αν ψάχνετε έναν τρόπο να εξορθολογήσετε και να απλοποιήσετε την προσέγγισή σας, ήρθατε στο σωστό μέρος. 

Στο SIX ERP, πιστεύουμε ότι η διαχείριση αγορών πρέπει να είναι εύκολη και χωρίς άγχος. Θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα σύστημα που να λειτουργεί για εσάς και την επιχείρησή σας, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε σε αυτό που είναι πραγματικά σημαντικό - να διευθύνετε την επιχείρησή σας και όχι να μικροδιαχειρίζεστε!  

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε; Ας ξεκινήσουμε

Υπολογίζεται ότι οι εταιρικές δαπάνες αντιπροσωπεύουν το 20-40% του συνολικού κόστους μιας εταιρείας. Με ένα τόσο υψηλό ποσοστό, οι οργανισμοί πρέπει να έχουν αυστηρούς ελέγχους στις διαδικασίες αγορών τους. Σε αυτό το σημείο έρχεται η διαχείριση των αγορών.  

Η διαχείριση αγορών είναι η οργάνωση των αγορών που πραγματοποιούνται από μια εταιρεία. Περιλαμβάνει τον προϋπολογισμό, την επιλογή προμηθευτών, τη δημιουργία εντολών αγοράς και την επεξεργασία τιμολογίων. Ένα πρακτικό σύστημα διαχείρισης αγορών μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να εξοικονομήσει χρήματα και να μειώσει τη σπατάλη και το κόστος.  

Ο προϋπολογισμός είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της διαχείρισης αγορών. Οι οργανισμοί πρέπει να θέτουν όρια δαπανών για κάθε τμήμα και να παρακολουθούν τις πραγματικές δαπάνες σε σχέση με αυτά τα προϋπολογισθέντα ποσά. Αυτό συμβάλλει στη διασφάλιση ότι οι εταιρικές δαπάνες παραμένουν υπό έλεγχο και δεν ξεφεύγουν από τον έλεγχο.  

Η επιλογή προμηθευτών είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της διαχείρισης αγορών. Οι οργανισμοί θα πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να ερευνήσουν διάφορους προμηθευτές και να επιλέξουν εκείνους που προσφέρουν τις καλύτερες τιμές, όρους, ποιότητα και συνθήκες - και, τέλος, κίνητρα. Αφού επιλεγούν, οι οργανισμοί θα πρέπει να δημιουργήσουν σχέσεις με αυτούς τους προμηθευτές και να εργαστούν για την ανάπτυξη μιας καλής σχέσης εργασίας.  

Η δημιουργία εντολών αγοράς είναι μια άλλη εργασία που εμπίπτει στην ομπρέλα της διαχείρισης αγορών. Οι οργανισμοί θα πρέπει να δημιουργούν παραγγελίες για όλες τις προγραμματισμένες αγορές, ανεξάρτητα από το μέγεθος της παραγγελίας. Οι οργανωμένες διαδικασίες για τα αιτήματα αγοράς, τις προσφορές από τους προμηθευτές και τη "διαδικασία επιλογής καλύτερης προσφοράς" βοηθούν να διασφαλιστεί ότι όλες οι αγορές τεκμηριώνονται και παρακολουθούνται.  

Τέλος, η επεξεργασία τιμολογίων αποτελεί επίσης βασικό μέρος της διαχείρισης αγορών. Οι οργανισμοί θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα σύστημα για την επεξεργασία των τιμολογίων, ώστε αυτά να πληρώνονται εγκαίρως και οι διαφορές να επιλύονται γρήγορα.  

Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι εταιρικές τους δαπάνες παραμένουν υπό έλεγχο και ότι οι διαδικασίες αγορών τους είναι καλά οργανωμένες και αποτελεσματικές.

Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αγορών μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήμα σε έναν οργανισμό. Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα διαχείρισης αγορών θα εκσυγχρονίσει και θα αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες ελέγχου, τις εγκρίσεις και τη ροή εργασιών που σχετίζονται με τις αγορές, έτσι ώστε όλες οι αγορές να πραγματοποιούνται με τη χρήση βέλτιστων πρακτικών. 

Κατά τη σύνταξη των αιτήσεων προσφορών (RFQs), οι υπεύθυνοι αγορών θα πρέπει να ζητούν προσφορές τουλάχιστον από τρεις προμηθευτές για να διασφαλίσουν ότι θα λάβουν την καλύτερη τιμή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που χρειάζονται. Θα πρέπει επίσης να συγκρίνουν το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (TCO) των προσφορών κάθε προμηθευτή, λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες όπως η ποιότητα, η εγγύηση και η εξυπηρέτηση πελατών. 

Αφού περιορίσουν το πεδίο σε λίγους προμηθευτές, οι υπεύθυνοι αγορών θα πρέπει να ζητήσουν επιδείξεις ή δοκιμές των προϊόντων ή υπηρεσιών που τους ενδιαφέρουν για να δουν από πρώτο χέρι πώς λειτουργούν πριν λάβουν απόφαση. Θα πρέπει επίσης να διαπραγματεύονται με τους προμηθευτές για να επιτύχουν την καλύτερη τιμή και τους καλύτερους όρους. 

Μόλις ληφθεί μια απόφαση, οι υπεύθυνοι αγορών θα πρέπει να συνεργαστούν με τους πληρωτέους λογαριασμούς για να ορίσουν ευνοϊκούς όρους πληρωμής για τον οργανισμό τους. Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσουν ένα σύστημα παρακολούθησης των αγορών για την παρακολούθηση των δαπανών και των τάσεων. 

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα συστήματα διαχείρισης αγορών τους είναι αποδοτικά και αποτελεσματικά. 

Λίγοι οργανισμοί λειτουργούν χωρίς τμήμα αγορών ή προμηθειών. Σε πολλές περιπτώσεις, το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για την απόκτηση των αγαθών και των υπηρεσιών που απαιτούνται για τη λειτουργία του οργανισμού. Η διαδικασία αγορών περιλαμβάνει συνήθως τα ακόλουθα βήματα:  

1. Προγραμματισμός και παραγγελίες: Αυτό το βήμα περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των αγαθών ή υπηρεσιών που απαιτούνται, την εκτίμηση της απαιτούμενης ποσότητας και την ανάπτυξη προδιαγραφών.
2. Επιλογή προμηθευτή: Αφού προσδιοριστούν οι απαιτήσεις, αξιολογούνται και επιλέγονται οι πιθανοί προμηθευτές με βάση κριτήρια όπως η τιμή, η ποιότητα, ο χρόνος παράδοσης και η ικανότητα τήρησης άλλων προδιαγραφών.
3. Αίτηση αγοράς: Προσδιορισμός του ποιος χρειάζεται τι και πότε (PR)
4. Αίτηση υποβολής προσφορών: Ζητήστε από τους προμηθευτές τιμές και λάβετε προσφορές (RFQ)
5. Έλεγχος προσφορών: Σύγκριση Προσφορών και επιλογή αυτής που προσφέρει την καλύτερη σχέση ποιότητας-τιμής.
6. Παραγγελία αγοράς: Επικοινωνείται με τον επιλεγμένο προμηθευτή και πραγματοποιείται παραγγελία. Ανάλογα με τη συμφωνία μεταξύ αγοραστή και πωλητή, η παράδοση μπορεί να γίνει αμέσως ή σε μεταγενέστερη ημερομηνία (PO)
7. Παραλαβή και επιθεώρηση: Κατά την παραλαβή των αγαθών ή των υπηρεσιών που παραγγέλθηκαν, τα αγαθά επιθεωρούνται για να διασφαλιστεί ότι πληρούν τα πρότυπα ποιότητας που καθορίζονται στην παραγγελία αγοράς.
8. Πληρωμή: Ο προμηθευτής πληρώνεται για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που έλαβε σύμφωνα με τους όρους της συμφωνίας αγοράς.

Εν κατακλείδι, η διαχείριση των αγορών είναι ζωτικής σημασίας για πολλούς λόγους. Βοηθά στην ελεγχόμενη δαπάνη και στον προϋπολογισμό, καθώς και στη μείωση του σχετικού κόστους. Με το SIX ERP, η διαχείριση αγορών γίνεται τόσο εύκολη όσο το 1-2-3. Ζητήστε μια επίδειξη και μιλήστε με τους έμπειρους συμβούλους μας!