10 βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητούν οι ΜΜΕ σε ένα σύγχρονο λογισμικό ERP

“ Η μοντελοποίηση των τελικών αποτελεσμάτων και η δοκιμή πιλοτικού δωματίου με την εταιρεία μπορούν να εξαλείψουν τις εκπλήξεις και να αποκαλύψουν σχεδόν όλα τα "αόρατα" φαντάσματα στην ντουλάπα. “

Οι ΜΜΕ αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της οικονομίας. Οι ΜΜΕ αντιπροσωπεύουν το 99,7% των επιχειρήσεων σε περιοχές όπως η Ευρώπη και οι ΗΠΑ και απασχολούν πάνω από το 60% του εργατικού δυναμικού. Αλλά παρόλο που είναι κρίσιμες για την οικονομική ανάπτυξη, οι ΜΜΕ συχνά δυσκολεύονται να διαχειριστούν ακόμη και τις πιο βασικές εργασίες, όπως τα οικονομικά, τα δεδομένα των πελατών, τα αποθέματα ή τους υπαλλήλους. Ο αγώνας αυτός οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν διαθέτουν τους πόρους για να επενδύσουν σε λύσεις λογισμικού επιχειρηματικού επιπέδου.

Υπάρχουν όμως καλά νέα: το σύγχρονο λογισμικό ERP είναι πλέον πιο προσιτό και φιλικό προς το χρήστη από ποτέ, γεγονός που το καθιστά μια εξαιρετική λύση για τις ΜΜΕ που πρέπει να εξορθολογήσουν τις δραστηριότητές τους.

Υπάρχουν μερικά βασικά χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει κάθε καλή λύση λογισμικού ERP:

1. Εύκολο στη χρήση και την εφαρμογή
2. Βασισμένο στο cloud για ευκολότερη πρόσβαση και συνεργασία
3. Προσιτό
4. Επεκτάσιμη για να αναπτύσσεται μαζί με την επιχείρησή σας
5. Προσφέρει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις επιχειρηματικές σας λειτουργίες
6. Ενσωματώνεται με άλλες λύσεις λογισμικού
7. Βοηθά στην αυτοματοποίηση χειροκίνητων εργασιών
8. Υποστηρίζει πολλαπλές γλώσσες και νομίσματα
9. Ασφάλεια βάσει ρόλων
10. Απομακρυσμένη πρόσβαση

Όταν αναζητούν λογισμικό ERP, οι ΜΜΕ θα πρέπει να δίνουν προτεραιότητα σε αυτά που είναι εύκολα στη χρήση και την εφαρμογή. Η ευκολία στη χρήση είναι σημαντική, καθώς ένα ERP δεν θα πρέπει να απαιτεί εξειδικευμένα μέλη του προσωπικού για να το χρησιμοποιούν αποτελεσματικά και θα πρέπει να είναι εύκολο για όλους τους υπαλλήλους να αναπτύξουν γρήγορα τις δραστηριότητές τους. Επιπλέον, αναζητήστε λογισμικό ERP που ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας σας από άποψη λειτουργικότητας. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό μπορεί να χειριστεί τις βασικές επιχειρηματικές σας διαδικασίες και διαθέτει τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε για την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας σας.

Μεγάλη συζήτηση σχετικά με το self-hosted, on-premise ή στο cloud. Είναι σχεδόν πάντα φθηνότερη η χρήση μιας λύσης που βασίζεται στο σύννεφο για την εξοικονόμηση κόστους, εάν οι ΜΜΕ δεν διαθέτουν δικό τους ΙΤ. Είναι σημαντικό να συγκρίνετε το κόστος TCO και να δείτε τι εσωτερικοί πόροι είναι διαθέσιμοι για να μην γίνει το ERP σημείο συμφόρησης.

Το ERP που βασίζεται στο cloud μπορεί να αποτελέσει εξαιρετική επιλογή για τις ΜΜΕ, επειδή είναι συχνά φθηνότερο και ευκολότερο στην πρόσβαση και τη συνεργασία με αυτό από το on-premise ERP. Ο πάροχος ERP ή ο πελάτης μπορεί να φιλοξενήσει το ERP που βασίζεται στο cloud, και οι δύο επιλογές έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
Η φιλοξενία από τον πάροχο ERP μπορεί να είναι φθηνότερη βραχυπρόθεσμα, αλλά ακριβότερη μακροπρόθεσμα, εάν ο πάροχος αυξήσει τις τιμές ή ο πελάτης χρειαστεί να αναβαθμίσει σε νέα έκδοση του λογισμικού. Η φιλοξενία από τον πελάτη μπορεί να είναι πιο ακριβή βραχυπρόθεσμα, αλλά μπορεί να είναι φθηνότερη μακροπρόθεσμα εάν ο πελάτης είναι ιδιοκτήτης του λογισμικού και δεν χρειάζεται να πληρώνει τέλη χρήσης στον πάροχο.

Ένα άλλο πλεονέκτημα του ERP που βασίζεται στο cloud είναι ότι συχνά είναι ευκολότερη η πρόσβαση και η συνεργασία σε σχέση με το on-premise ERP. Με το on-premise ERP, οι εργαζόμενοι πρέπει να βρίσκονται επιτόπου για να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό. Με το cloud-based ERP, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό από οπουδήποτε με σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ΜΜΕ με υπαλλήλους που βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη της χώρας ή του κόσμου.

Το ERP που βασίζεται στο cloud διευκολύνει επίσης τη συνεργασία των εργαζομένων. Με το on-premise ERP, οι εργαζόμενοι πρέπει να βρίσκονται στην ίδια τοποθεσία για να μοιράζονται αρχεία και να εργάζονται από κοινού σε έργα. Με το ERP που βασίζεται στο cloud, οι εργαζόμενοι μπορούν να μοιράζονται αρχεία και να εργάζονται από κοινού σε έργα από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο.

Υπάρχουν και κάποια μειονεκτήματα στο ERP που βασίζεται στο cloud. Ένα από αυτά είναι ότι μπορεί να είναι πιο περίπλοκη η προσαρμογή του σε σχέση με το on-premise ERP. Ένα άλλο είναι ότι η ενσωμάτωση με άλλα συστήματα λογισμικού μπορεί να είναι πιο δύσκολη. Και τέλος, εάν η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι αναξιόπιστη, μπορεί να είναι δύσκολη η πρόσβαση στο λογισμικό.

Παρά αυτά τα μειονεκτήματα, το ERP που βασίζεται στο cloud μπορεί να αποτελέσει μια εξαιρετική επιλογή για τις ΜΜΕ. Είναι συχνά φθηνότερο και ευκολότερο στην πρόσβαση και τη συνεργασία από ό,τι το on-premise ERP. 

Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις αναζητούν πάντα τρόπους εξοικονόμησης χρημάτων, και η εφαρμογή προσιτού λογισμικού ERP είναι ένας τρόπος. Τα καλά συστήματα ERP θα αυτοματοποιήσουν πολλές από τις εργασίες που οι εργαζόμενοι σήμερα κάνουν χειροκίνητα, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα. Επιπλέον, ένα καλό σύστημα ERP θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις, παρέχοντάς τους ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες.

Το λογισμικό ERP πρέπει να είναι επεκτάσιμο, καθώς οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις πιθανές μελλοντικές απαιτήσεις. Για παράδειγμα, εάν μια εταιρεία γνωρίσει ταχεία ανάπτυξη, θα χρειαστεί ένα σύστημα που να μπορεί να φιλοξενήσει αυτή την ανάπτυξη. Επιπλέον, ένα ERP θα πρέπει να είναι σε θέση να προσαρμόζεται στις αλλαγές του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, όπως είναι οι νέοι κανονισμοί ή τα πρότυπα.

Το σύγχρονο λογισμικό ERP προσφέρει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις επιχειρηματικές λειτουργίες, δίνοντας στην ομάδα τη βάση για τη λήψη αποφάσεων και επιτρέποντάς της να ενεργεί ταχύτερα. Αυτό είναι σημαντικό για τις ΜΜΕ, διότι τους επιτρέπει να συμβαδίζουν με τον ανταγωνισμό και να αξιοποιούν στο έπακρο τους πόρους τους. Οι γνώσεις σε πραγματικό χρόνο μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό της αναποτελεσματικότητας και των πιθανών προβλημάτων, ώστε να διορθωθούν γρήγορα. Επιπλέον, μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις σχετικά με το πού να κατανέμουν τους πόρους και πώς να αναπτύξουν την επιχείρηση. Οι πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο αποτελούν πολύτιμο εργαλείο για τις ΜΜΕ και θα πρέπει να αποτελούν βασικό παράγοντα κατά την επιλογή ενός συστήματος ERP.

Όταν αναζητάτε σύγχρονο λογισμικό ERP, είναι σημαντικό να βρείτε ένα λογισμικό που ενσωματώνεται εύκολα με άλλες λύσεις λογισμικού. Η ενσωμάτωση με πολλές διαφορετικές εξωτερικές λύσεις λογισμικού και API θα διευκολύνει τη διαχείριση των επιχειρηματικών σας δραστηριοτήτων και την παρακολούθηση όλων των σημαντικών δεδομένων. Επιπλέον, μπορεί να συμβάλει στη μείωση του χρόνου που δαπανάται για την εισαγωγή δεδομένων και τον συγχρονισμό.

Το λογισμικό ERP θα πρέπει να βοηθήσει τις ΜΜΕ να αυτοματοποιήσουν όσο το δυνατόν περισσότερες χειροκίνητες εργασίες, ώστε να μειωθεί ο χρόνος που δαπανάται και η προσπάθεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση αυτών των εργασιών. Με την αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών, οι ΜΜΕ μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητά τους. Οι ΜΜΕ πρέπει πρώτα να κατανοήσουν τι θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί πριν επιλέξουν ένα λογισμικό ERP.

Οι ΜΜΕ πρέπει να καλύπτουν πολλές γλώσσες και νομίσματα, καθώς οι περισσότερες ΜΜΕ πρέπει να συνεργάζονται με διεθνείς πελάτες και προμηθευτές. Ένα σύγχρονο λογισμικό ERP θα πρέπει να υποστηρίζει πολλαπλές γλώσσες και νομίσματα, ώστε οι ΜΜΕ να μπορούν να διεξάγουν απρόσκοπτα επιχειρηματικές δραστηριότητες σε διασυνοριακό επίπεδο. Το σύγχρονο λογισμικό ERP θα πρέπει επίσης να προσφέρει μετατροπή νομισμάτων, ώστε οι ΜΜΕ να μπορούν εύκολα να παρακολουθούν τα έξοδα και τα κέρδη τους σε διαφορετικά νομίσματα.

Η σημασία του ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων δεν μπορεί να υπερτονιστεί, ιδίως για τις ΜΜΕ. Πολλές ΜΜΕ τείνουν να μοιράζονται λογαριασμούς, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε παραβιάσεις της ασφάλειας. Η ύπαρξη ξεχωριστών λογαριασμών για κάθε χρήστη αποτρέπει τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα και συμβάλλει στη διασφάλιση της λογοδοσίας.

Οι ΜΜΕ που αναζητούν σύγχρονο λογισμικό ERP θα πρέπει να γνωρίζουν τους κινδύνους ασφαλείας που σχετίζονται με την κοινή χρήση λογαριασμών. Πολλά συστήματα ERP cloud είναι ανά χρήστη ανά μήνα, γεγονός που οδηγεί σε υψηλό κόστος εάν πολλοί υπάλληλοι χρησιμοποιούν το σύστημα. Λόγω αυτού του κόστους ανά χρήστη ανά μήνα, οι ΜΜΕ μοιράζονται λογαριασμούς, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές παραβιάσεις της ασφάλειας. Οι ΜΜΕ θα πρέπει να εξετάζουν προσεκτικά αυτούς τους κινδύνους πριν επιλέξουν ένα σύστημα ERP. Άλλες λύσεις προσφέρουν μεγαλύτερη ασφάλεια και υπευθυνότητα για τις ΜΜΕ με απεριόριστους χρήστες, όπως το SIX ERP.

Με την άνοδο του κινητού ή απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού, έχει γίνει όλο και πιο σημαντικό για τα συστήματα ERP να προσφέρουν απομακρυσμένη πρόσβαση. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στο σύστημα από οπουδήποτε, ανά πάσα στιγμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τις ομάδες πωλήσεων που βρίσκονται συχνά εν κινήσει.

Όταν αναζητάτε ένα σύγχρονο λογισμικό ERP, πιστεύουμε ότι οι ΜΜΕ θα πρέπει να εξετάζουν ιδιαίτερα τα ακόλουθα βασικά χαρακτηριστικά:  1. δυνατότητα κλιμάκωσης για την εξυπηρέτηση της μελλοντικής ανάπτυξης, 2. προσαρμοστικότητα στις αλλαγές του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, 3. πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο για τις επιχειρηματικές λειτουργίες, 4. εύκολη ενσωμάτωση με άλλες λύσεις λογισμικού, 5. δυνατότητα αυτοματοποίησης χειροκίνητων εργασιών, 6. υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών και νομισμάτων, 7. ασφάλεια βάσει ρόλων, 8. απομακρυσμένη πρόσβαση, 9. κόστος ανά χρήστη ανά μήνα ή επιλογή απεριόριστων χρηστών, όπως προσφέρει το SIX ERP. Η εξέταση αυτών των βασικών χαρακτηριστικών θα βοηθήσει τις ΜΜΕ να βρουν ένα σύστημα ERP προσαρμοσμένο στις συγκεκριμένες ανάγκες τους και μπορεί να τις βοηθήσει να αναπτύξουν την επιχείρησή τους αποτελεσματικά και αποδοτικά.

Εάν είστε ΜΜΕ και αναζητάτε σύγχρονο λογισμικό ERP, τότε επικοινωνήστε με τη SIX ERP σήμερα. Προσφέρουμε όλα τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω και ακόμη περισσότερα, και οι λύσεις μας είναι προσαρμοσμένες στις συγκεκριμένες ανάγκες σας με ασυναγώνιστη και διαφανή τιμολόγηση.

Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς το SIX ERP μπορεί να βοηθήσει την ΜΜΕ σας να αναπτυχθεί.